Lo strumento di produttività più gettonato è sicuramente la To do list, ma come farla affinché si riveli efficace per la nostra produttività? Ma cos’è una to do list? In questo articolo, tra le altre cose, vedremo che esistono diverse tipologie di to do list e se esiste un metodo per sfruttare questo strumento in maniera consapevole, ma soprattutto utile.
Buona lettura!
La to do list è certamente lo strumento più utilizzato per la gestione del tempo e del lavoro, oserei dire per la gestione della vita: dalle piccole cose ai compiti e progetti più complessi. Alzi la mano chi non ha mai fatto nella vita almeno una lista (quella della spesa per esempio).
Come accade per tante cose, dalla versione base si passa via via a versioni sempre più complesse, articolate e tecniche che, se non utilizzate a dovere, possono addirittura rivelarsi controproducenti e perditempo.
Cosa sono le to do list
La definizione di lista che dà Treccani è la seguente: “Foglio di carta, in origine in forma di lunga striscia, poi in genere di qualsiasi formato, che contiene una serie ordinata di nomi o di altre indicazioni; quindi, comunem., nota, elenco”.
E ancora in OED (Oxford English Dictionary) alla voce To do list si legge: “a list of tasks that you have to do”, ovvero “un elenco di attività che devi svolgere”.
La versione inglese, non limitandosi alla parola lista , è indubbiamente più precisa nel descrivere lo strumento oggetto di questo articolo.
In sintesi, oltre ad essere uno strumento semplice che può essere utilizzato a partire da un contesto altrettanto semplice, rappresenta anche lo strumento che consente di liberare la mente dalle cose da fare e, di conseguenza, consente di non dimenticarle e di essere più concentrati.
Esistono diverse tipologie di liste
Le tipologie di liste sono tre e sono le leguenti:
- Liste operative
- Liste di consultazione
- Checklist
Vediamole in dettaglio.
Liste operative
Le liste operative sono quelle che contengono le cose da fare. Orientativamente conterranno tutto quello che va fatto, ma attenzione non tutto nello stesso momento/giorno. Per scegliere l’ordine delle cose da fare bisognerà ragionare, in primis, per importanza e/o urgenza, ma questa è un’altra storia! Se vuoi approfondire la questione puoi leggere l’articolo L’importanza delle priorità nella gestione del tempo.
Liste di consultazione
Le liste di consultazione sono legate a quelle attività, ma non solo, che guardi al momento del bisogno. Vanno create per tipologia e consentono di trovare al momento giusto e nel minor tempo possibile quello che si sta cercando. Esempi di liste di consultazione sono:
- Lista libri da leggere
- Lista dei contatti/rubrica telefonica
- Idee per articoli/contenuti
- …
Checklist
La checklist rappresenta la lista di quelle attività ripetitive nel tempo o nelle modalità. Attività che si fanno raramente, attività diverse che si fanno simultaneamente. Esempi di checklist sono:
- Attività di morning/night routine
- Acquisizione nuovo cliente
- …
To do list cartacee o digitali
Questa è una scelta assolutamente personale. Non esiste una scelta preferibile ad un’altra. Nella scelta potrebbe essere utile porsi le seguenti domande:
- Ho necessità di avere sempre con me la to do list?
- Condivido con qualcuno la to do list? Per esempio con familiari o collaboratori?
- Quante sono le aree o i contesti rilevanti in cui dividere i sistemi delle liste?
- Ho una vita complessa con tanti progetti? Un lavoro o più lavori, progetti diversi e contemporanei: per esempio studio, lavoro e volontariato.
Esiste un metodo per utilizzare in maniera efficace lo strumento delle to do list
Via alla creatività consapevole! Non esiste un modo universale per sfruttare al meglio il sistema delle liste o to do list. Vero è che esistono metodi “tecnici” sperimentati ed implementati, ma non vanno bene per tutti e soprattutto, data la loro complessità, spesso non vale neanche la pena implementarli per poi scoprire che sono “troppo!”.
La consapevolezza e la chiarezza, come al solito, sono alla base di qualunque scelta, anche di come strutturare un sistema di liste che sia di supporto. Le domande da porsi sono:
- Cosa devo/voglio fare?
- Quando devo farlo? Ha una scadenza?
- Quante energie mi richiede?
- Quanto tempo è necessario?
- In che luogo va fatto?
- É necessaria la presenza/partecipazione di altre persone?
- …
Come strutturare e trovare il proprio sistema di liste?
To do list: come farla. Abbiamo intitolato così questo articolo e qui la risposta.
Avere chiaro cosa fare, quali progetti e/o obiettivi raffiungere, provare, sperimentare, leggere e studiare, chiedere in giro o farsi aiutare da una Professional Organizer, per esempio, che con le sue conoscenze e competenze può facilitare nella creazione di un sistema di liste valido ed efficace per te.
Se questo articolo ti è stato utile, se hai curiosità o dubbi, ti invito a scrivere nei commenti. Potrebbe essere un bel momento di confronto.
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