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Time Tracking: guida completa per solopreneur e libere professioniste

Time Tracking - guida completa per solopreneur e libere professioniste

Il time tracking è lo strumento di consapevolezza con cui hanno inizio la maggior parte dei miei percorsi di time management. È dalla consapevolezza, infatti, che amo iniziare con le mie clienti per fare ordine nel proprio business, nella propria vita, per organizzare le proprie giornate a 360° ed aspirare al proprio work-life balance.

Il time tracking, o monitoraggio di come spendiamo il nostro tempo, è un fondamento essenziale nel toolkit di ogni professionista che aspira a massimizzare la propria produttività, a riequilibrare le proprie energie senza sacrificare il proprio benessere personale. Se anche tu sei un’imprenditrice, una solopreneur o una libera professionista e ti trovi costantemente a bilanciare le esigenze del lavoro con quelle della vita personale, questo articolo fa per te. Il monitoraggio del tuo tempo, per un periodo non necessariamente lungo, risulterà una determinante di consapevolezza essenziale per procedere nella valorizzazione del tuo tempo e per un’esistenza più equilibrata e soddisfacente. In questo articolo ti spiego come

Buona lettura!

Cos’è il time tracking?

Il time tracking è il processo di registrazione delle attività nel tempo, che consente di monitorare come spendi il tuo tempo, come distribuisci le energie durante la giornata, per quali attività, come bilanci le giornate e le settimane. Ti consente di palesare i tuoi punti deboli, quali, ad esempio, le distrazioni, la procrastinazione, la incapacità ad entrare e restare nel flow di alcune attività che lo richiedono, ecc.

Tutto questo non solo aiuta a capire dove va il tuo tempo, ma offre anche preziose intuizioni su come ottimizzare le tue routines giornaliere per migliorare efficienza e produttività.

Perché il time tracking è cruciale per il tuo successo e la tua produttività?

Partire dalla consapevolezza prima di tutto, ma perché? Quali sono i lati positivi di tracciare il tempo per circa 15 giorni? Ecco i lati positivi:

  1. Miglioramento della produttività: tracciare il tempo ti permette di identificare le “trappole di tempo”, quelle attività che consumano molto tempo ma offrono poco valore in cambio. Riconoscendole, puoi ridurre o eliminare questi sprechi.
  2. Maggiore focalizzazione: sapere quali sono le attività che si prestano a distrazione e poco focalizzazione può incentivarti ad allocarle diversamente durante l’arco della giornata o della settimana, a concentrarti meglio e a minimizzare le distrazioni.
  3. Bilanciamento work-life: il time tracking funge da lente di ingrandimento di come distribuisci le attività nell’arco del tempo, ti aiuta a garantire che il tempo dedicato al lavoro non invada quello riservato alla vita personale, favorendo un migliore equilibrio generale.
  4. Stima accurata dei progetti: avendo dati storici sul tempo impiegato per attività simili, potrai fare stime più precise per i nuovi progetti, riducendo lo stress e migliorando la pianificazione.

Come implementare il time tracking?

Esistono alcune regole, dopo il buon senso e l’utilizzo indiscusso del cervello, che suggerisco di seguire per sfruttare al massimo il potenziale dello strumento time tracking. Vediamole:

Scegliere lo strumento giusto

Prima di tutto, seleziona uno strumento di time tracking che si adatti alle tue esigenze. Ci sono molte applicazioni disponibili, da quelle più semplici e intuitive a quelle dotate di funzionalità avanzate come l’integrazione con altri software, la generazione di report automatizzati, e molto altro. Se approcci al time tracking per la prima volta, però, io ti suggerisco di mantenere la semplicità. Buone carta e penna, al massimo un documento excel: stop! Le super mega app sofisticate sono molto affascinanti, ma dovresti stare tutto il giorno per quindici giorni con lo smartphone in mano e se sei particolarmente sensibile alla distrazione da smartphone, anche no!

Tracciare il tempo richiede costanza, è dura ed anche un po’ noioso, ma ti posso assicurare che i numeri parlano ed il time tracking ti svelerà molto di te.

Se vuoi provare subito, inizia utilizzando il mio template, lo scarichi qui:

Se ti fa piacere, condividi la tua esperienza, dimmi quali sono state le rivelazioni che hai avuto e quali cambiamenti hai apportato alle tue abitudini lavorative, mi fa piacere leggerti

Definisci le categorie di tempo

Distingui le tue attività in categorie chiare, per esempio gestione clienti, amministrazione, formazione, marketing, ecc. Questo ti renderà il processo di tracking più semplice ed una revisione dei dati più intuitiva.

Associa a ciascuna attività il tuo livello di energia

Per ciascuna attività associa il tuo livello di energia. Capire quali attività facciamo con piacere, quali ci energizzano e ci entusiasmano rispetto a quelle che, al contrario, ci annoiano, ci stancano assorbendo gran parte delle nostre energie, ci fanno distrarre, può fare una grande differenza.

Stabilisci una routine

Integra il time tracking nella tua routine quotidiana. Dedica pochi minuti frequentemente tra un’attività e l’altra oppure ogni x ore, per esempio, per rivedere e registrare il tempo trascorso. Se lo facessi a fine giornata rischieresti di dimenticare alcuni dettagli, dimenticarne altri o, peggio, procrastinare con il rischio ulteriore di arenarti.
Questa abitudine ti aiuterà a mantenere la disciplina necessaria per trarre vantaggio da questo strumento.
Il mio consiglio è quello di avere accanto il template su cui segni tutto al tuo fianco, sulla postazione di lavoro, in maniera tale da facilitare l’operazione di annotazione.

Le migliori pratiche per il time tracking

  • Sii costante: per ottenere dati accurati, è essenziale applicare il time tracking in modo costante.
  • Analizza i dati: prenditi il tempo per analizzare i tuoi report di tracking e identificare dove potresti migliorare oppure chiedi il mio aiuto. Puoi iniziare a muovere i primi passi concreti da subito con la consulenza di un’ora, in cui combino strumenti pratici di organizzazione con tecniche di coaching. Prenotala adesso!
  • Usa i dati per pianificare: Utilizza le informazioni raccolte per pianificare meglio le tue giornate, assegnando tempo adeguato alle attività in base alla loro priorità e urgenza.

La mia esperienza con il time tracking

La prima volta che ho sperimentato il time tracking sono rimasta scioccata da quanto tempo sprecavo, dalle distrazioni che mi affliggevano. Era una vita fa, giuro che sono migliorata moltissimo!!! Un passo alla volta ho capito cosa non andava, ovvero:

  • quali attività odiavo fare;
  • quali attività mi stancavano;
  • quali attività avrei potuto fare per tempi molto lunghi con soddisfazione;
  • quali attività mi portavano a distrarmi molto, soprattutto con lo smartphone (poi ho capito anche perché!);
  • facevo multitasking
  • procrastinavo alcune attività come se non ci fosse un domani e questo mi obbligava, se avevo scadenze importanti, a lavorare sotto stress, ma soprattutto a fare nottate e mattinate… insomma a dormire poco.

Come ti ho già detto l’impatto è stato devastante! È stato come uno schiaffo. Mi sono resa conto di quanto tempo sprecassi, di quante attività avrei potuto fare in molto meno tempo e una serie di altre cose. Da quel momento in poi ho fatto uno shift mentale che mi ha consentito di cambiare abitudini, risolvere molti problemi e soprattutto di essere molto più serena e produttiva nel portare avanti i miei progetti.

Gianna Di Girolamo | Time Management Expert

Ciao, sono Gianna, Time Management expert con focus sulla gestione del work-life balance. Ho un passato da commercialista che mi aiuta a gestire complessità, e un presente da coach che mi aiuta a capire come accompagnare le persone. Oggi faccio consulenze, percorsi tengo corsi e workshop combinando strumenti pratici di organizzazione con tecniche di coaching.

Aiuto donne impegnate, solopreneur o freelance, a trovare la loro personalissima quadra tra le mille mila cose da fare e responsabilità, senza rinunciare a sé stesse, senza sentirsi sopraffatte e con l’ansia di non riuscire a concludere niente, di arrivare a fine giornata stremate dalle cose fatte, ma con la sensazione di non avere concluso granché.

Se vuoi lavorare con me ti invito a contattarmi scrivendomi una mail a ciao@giannadigirolamo.it.

Per sapere più nel dettaglio di cosa mi occupo vai alla mia pagina dei servizi.

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I principali vantaggi del time tracking

ll time tracking riveste un ruolo cruciale per i freelance, poiché il tempo rappresenta la risorsa più importante. Tra i vantaggi principali del time tracking per freelance, solopreneur e libere professioniste vi sono:

  • Monitoraggio del tempo lavorato: Questo strumento consente ai freelance di registrare con precisione il tempo dedicato a ciascuna attività e progetto, prevenendo la sottostima o la sovrastima del tempo necessario.
  • Fatturazione accurata: grazie a un dettagliato resoconto delle ore lavorate, il time tracking consente di valutare il tempo impiegato ai fini della fatturazione, evitando perdite economiche.
  • Prevenzione del burnout: il time tracking aiuta i freelance a mantenere un bilanciamento tra vita professionale e personale, prevenendo il sovraccarico di lavoro e il conseguente burnout.
  • Monitoraggio della produttività: il time tracking aiuta ad identificare le attività più redditizie e migliorare la gestione del loro tempo lavorativo.
  • Miglioramento della pianificazione: Disponendo di dati storici relativi al tempo impiegato in diverse attività, i freelance possono pianificare con maggiore efficacia e allocare le risorse in modo più ottimale per i progetti futuri.

Time tracking: conclusioni

Il time tracking è più di una semplice misurazione del tempo; è un cambio di paradigma che ti permette di riscoprire e ottimizzare il tuo giorno lavorativo. Adottando questa pratica, non solo aumenterai la tua produttività, ma troverai anche un equilibrio più soddisfacente tra lavoro e vita personale.

Ricorda, il primo passo verso un cambiamento significativo è sempre la consapevolezza, e con il time tracking, questa consapevolezza è letteralmente a portata di mano. Non sottovalutare il potere di conoscere e gestire il tuo tempo, perché è, senza dubbio, la tua risorsa più preziosa.

Buon vento!

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