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Riunioni aziendali efficaci: come gestirle per ottimizzare i flussi di lavoro

Riunioni aziendali efficaci: come gestirle per ottimizzare i flussi di lavoro

Riunioni aziendali efficaci: ma quante volte, dopo una riunione, hai la sensazione di avere sprecato tempo? O di averne impiegato troppo per definire un qualcosa che di tempo ne richiedeva meno?

Se anche a te è successo e continua a succedere, che tu faccia parte di un’azienda medio piccola oppure faccia parte di un piccolo team (15/20 unità direi che ci intendiamo), allora questo articolo fa per te.

Buona lettura!

Che tu faccia parte di un piccolo team di professionisti da coordinare oppure di un team aziendale più strutturato quello delle riunioni aziendali è certamente uno strumento che conosci bene. Non tutte le riunioni, però, godono dell’attributo di essere efficaci. Se è vero che più o meno periodicamente le riunioni aziendali sono un valido strumento di coordinamento di ogni organizzazione, e che un buon leader deve possedere comprovate capacità organizzative, è anche vero che per essere delle riunioni aziendali efficaci devono godere di alcuni requisiti imprescindibili.

Di quali caratteristiche devono godere riunioni aziendali efficaci? Cosa non deve mancare per organizzare riunioni produttive, efficienti e di valore?

Professional Organizer & Coach

Ciao, sono Gianna, Professional Organizer e Coach, esperta in gestione del tempo e del lavoro. Sono qui per supportarti in questo viaggio verso una gestione del tempo più efficace e motivante. Ti aiuto a gestire il tempo ed il lavoro per cambiare la tua vita, in un’ottica di work-life balance.

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Chiarezza per riunioni aziendali efficaci

La prima domanda a cui rispondere è: la riunione è davvero importante? Qual è il senso, l’obiettivo della riunione?

É chiaro che le riunioni di lavoro sono un investimento significativo di tempo e di risorse e per essere efficaci vanno pianificate strategicamente nel contesto di cui fanno parte. La parte più significativa delle riunioni aziendali è certamente la comunicazione tra i componenti del team. Si condividono informazioni rilevanti, si consente di mantenere i componenti del team informati e si permette di prendere decisioni consapevoli​​.

A proposito di comunicazione efficace all’interno di un team ti suggerisco di approfondire l’argomento leggendo il seguente articolo: Lavorare in gruppo: come farlo al meglio.

Comunicazione efficace per riunioni aziendali efficaci

Tipologie di riunioni

Le riunioni possono essere di varia natura e tipologia in base allo scopo. Eccone alcune:

  • riunioni one-to-one
  • riunioni di aggiornamento
  • riunioni decisionali
  • riunioni risolutive
  • riunioni di team building
  • riunioni di condivisione.

Ogni tipo di riunione richiede un approccio specifico per massimizzarne l’efficacia​​.

Fasi dell’organizzazione per riunioni aziendali efficaci

Ogni riunione attraversa diverse fasi:

  • pre-riunione,
  • riunione in sè
  • post-riunione

In ogni fase, ci sono azioni specifiche che possono ottimizzare il processo. Vediamole in dettaglio:

Pre-riunione

Durante questa fase si procede a:

  • Stabilire gli obiettivi chiari e specifici che si desidera raggiungere durante la riunione
  • Creare un’agenda dettagliata, un ordine del giorno, che includa i punti da discutere, assegnando a ciascuno un tempo stimato. Un ordine del giorno ben strutturato è cruciale. Dovrebbe definire chiaramente i punti da trattare, gli obiettivi e assegnare ruoli e responsabilità ai partecipanti. Questo facilita la preparazione e aumenta la probabilità di un incontro produttivo​​ ed efficace
  • Invitare solo le persone direttamente coinvolte o necessarie per gli argomenti in discussione
  • Scegliere una data e un orario che si adattino ai partecipanti e preparare la sala riunioni o la piattaforma di videoconferenza.
  • Fornire in anticipo eventuali materiali o informazioni necessarie per permettere ai partecipanti di prepararsi adeguatamente
  • Ricordare ai partecipanti la riunione e confermare la loro partecipazione.

Riunione vera e propria

  • Durante la riunione, è essenziale avere un mediatore efficace che guidi la discussione, incoraggi la partecipazione e assicuri che la riunione rimanga focalizzata sugli obiettivi stabiliti. Stabilire regole di base aiuta a mantenere un ambiente produttivo e collaborativo​​.
  • Iniziare la riunione all’orario stabilito, rispettando il tempo di tutti.
  • Rivedere brevemente l’agenda, l’ordine del giorno e gli obiettivi per focalizzare la discussione ed evitare dispersione di tempo ed energie.
  • Monitorare il tempo dedicato a ciascun punto dell’agenda per evitare ritardi.
  • Guidare la conversazione in modo produttivo, assicurando che tutti abbiano la possibilità di esprimersi.
  • Lavorare per risolvere eventuali problemi e prendere decisioni in modo collaborativo.
  • Prendere appunti importanti e assegnare compiti o azioni da intraprendere.

Post-riunione

  • Inviare un riassunto della riunione a tutti i partecipanti, includendo decisioni prese e azioni future.
  • Assicurarsi che i compiti assegnati siano chiari e che ci sia un piano per il loro completamento.
  • Monitorare il progresso dei compiti assegnati e organizzare eventuali follow-up necessari.
  • Raccogliere feedback sulla riunione per migliorare le future riunioni.
  • Archiviare adeguatamente la documentazione relativa alla riunione per future referenze.

Questo approccio così strutturato assicura che ogni fase della riunione sia gestita in modo efficace, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi e al mantenimento dell’equilibrio tra i diversi partecipanti e i loro rispettivi ruoli.

Uso responsabile della tecnologia per riunioni aziendali efficaci

L’utilizzo responsabile della tecnologia può semplificare e migliorare significativamente l’efficienza delle riunioni. La tecnologia aiuta in tutte le fasi del processo di riunione, dalla pianificazione al follow-up​​. Al fine di una riunione aziendale efficace è utile avere a disposizione sia strumenti fisici (come whiteboard, blocco per appunti, penne, ecc.) sia digitali (software per videoconferenze, strumenti di messaggistica e condivisione di documenti). La combinazione di questi strumenti può aumentare significativamente la qualità delle riunioni, senza dimenticare, però, che quello della tecnologia è un supporto, uno strumento di cui non abusare.

Riunioni efficaci

Evitare la l’effetto “una riunione ogni due per tre”

Se da un lato la riunione è uno strumento efficace di coordinamento e comunicazione per tutti i componenti del team, passare a fare una riunione per ogni cosa con una frequenza eccessiva non è proprio la scelta migliore. Il rischio è quello di sprecare tempo e risorse e perdere il focus sulle cose realmente importanti. Affrontare questo problema è responsabilità dei leader, che devono assicurare che le riunioni siano necessarie e produttive​​.

Riunioni aziendali efficaci: conclusioni

In conclusione, l’arte di gestire riunioni aziendali efficaci comprende una pianificazione accurata, l’uso intelligente della tecnologia e una gestione attenta delle varie fasi delle riunioni. Considerando queste linee guida, è possibile ottimizzare i processi di gestione delle riunioni, riducendo i tempi di preparazione e garantendo incontri più produttivi, efficaci ed efficienti in linea con gli obiettivi aziendali condivisi. Una gestione efficace delle riunioni è un’abilità che va allenata, che può essere affinata e perfezionata nel tempo, risultando uno strumento indispensabile per il successo aziendale e del team.

Buon vento!

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