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Organizzare il tempo con la matrice di Eisenhower

Matrice di eisenhower - equilibrio come un giocoliere

Matrice di Eisenhower, ovvero uno dei più noti strumenti di time management con cui decidere quali attività sono importanti, quali urgenti e di conseguenza cosa fare subito, cosa pianificare, cosa delegare e cosa eliminare perché inutile. Bello, no?

Se ti capita spesso di sentirti come una giocoliera in un circo, dove le palline che lanci in aria sono le tue mille mila attività e responsabilità quotidiane, questo articolo fa per te.

Sappi che non sei sola e che nel mondo super veloce di oggi, fra lavoro, famiglia e imprevisti vari, organizzare il tempo è una vera sfida. Ecco perché in questo articolo ti parlo della Matrice di Eisenhower, uno strumento semplice ma potente per mettere ordine nel caos delle tue giornate.

Cos’è la matrice di Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower, sviluppata nientepopodimeno che dal 34° Presidente degli Stati Uniti d’America Dwight D. Eisenhower, è un metodo di gestione del tempo che ti aiuta a distinguere tra attività importanti e attività meno importanti. Si basa su due criteri: l’urgenza e l’importanza delle attività. La matrice è divisa in quattro quadranti:

  1. importante e urgente: queste sono le attività da fare subito.
  2. importante ma non urgente: qui rientrano le attività da pianificare.
  3. non importante ma urgente: queste sono le attività da delegare.
  4. non importante e non urgente: in questo quadrante… beh, queste sono le attività da eliminare.
Matrice di Eisenhower e time management

Perché la matrice di Eisenhower funziona?

Immagina la matrice come un filtro magico che ti aiuta a vedere chiaramente quali attività meritano davvero la tua attenzione e quali invece sono solo… diciamolo, distrazioni eleganti. E come tutte le cose eleganti, possono ingannare.

Alcuni esempi pratici della matrice di Eisenhower

Quadrante 1: importante e urgente

L’incendio che devi spegnere
  • Una presentazione improvvisa richiesta dai tuoi superiori per il giorno successivo.
  • Un problema tecnico che impedisce ai tuoi clienti di accedere ai servizi online che offri.
  • Una fattura non pagata che rischia di interrompere un servizio essenziale.
  • Una scadenza imminente per un progetto importante.

Quadrante 2: importante ma non urgente

Il giardino che devi curare con attenzione
  • Sviluppare una nuova abilità che può aumentare le tue opportunità di carriera a lungo termine.
  • Creare un fondo di emergenza personale o di business per garantirti sicurezza finanziaria.
  • Programmare regolari controlli medici per mantenere un buon stato di salute.
  • Una scadenza imminente per un progetto importante.
  • Pianificare la tua strategia di crescita professionale.

Quadrante 3: non importante ma urgente

Una sirena distrattiva
  • Rispondere a un’email promozionale che richiede una decisione immediata ma non è critica.
  • Ricevere una chiamata durante il lavoro da un amico che vuole solo chiacchierare.
  • Riunioni frequenti che potrebbero essere inviate via email o gestite da altri.
  • Una mail da un cliente che puoi delegare a un collaboratore.

Quadrante 4: non importante e non urgente

Un dolce inutile dopo un pasto saziante.
  • Navigare senza meta su social media durante l’orario di lavoro.
  • Ordinare articoli online che sono impulsi di shopping piuttosto che necessità.
  • Guardare episodi di una serie TV non particolarmente appassionante solo per “riempire il tempo”.

Questi esempi dovrebbero darti un’idea più chiara su come distinguere le attività in base alla loro urgenza e importanza, facilitando così la gestione del tuo tempo in modo più efficace ed efficiente.

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Il segreto della matrice di Eisenhower è nel balance

Usare la Matrice di Eisenhower è come camminare su una fune tesa: il segreto sta nel bilanciamento. Troppo tempo nel Quadrante 1 e ti sentirai come un pompiere in eterna emergenza. Ignorare il Quadrante 2 e vedrai le tue ambizioni professionale evaporare come rugiada al sole.

La matrice di Eisenhower e le donne freelance

Parliamo ora di te, donna freelance, navigatrice esperta nel mare a volte tempestoso della gestione del tempo. Essere freelance significa avere la libertà di gestire il proprio orario, ma spesso ci si ritrova a fare i conti con una marea di compiti da svolgere, che possono facilmente trascinare verso le acque insidiose della procrastinazione.

La Matrice di Eisenhower può diventare il tuo faro nella nebbia. Ad esempio, immagina di dover preparare una proposta per un cliente (Quadrante 1), ma al tempo stesso gestisci la contabilità della tua attività (Quadrante 2). Una telefonata da un cliente che chiede informazioni di routine? Quadrante 3: delegabile. E quel corso online che ti incuriosisce ma non è essenziale per il tuo lavoro? Quadrante 4: rimandabile.

Usare questa matrice ti permette di navigare le tue giornate con una bussola affidabile, focalizzandoti sulle attività che contribuiscono direttamente alla crescita della tua attività e alla tua realizzazione personale.

Gianna Di Girolamo | Time Management Expert

Ciao, sono Gianna, esperta in time management con focus sulla gestione del work-life balance. Aiuto donne impegnate, solopreneur o freelance, a trovare la loro personalissima quadra tra le mille mila cose da fare e responsabilità, senza rinunciare a sé stesse, senza sentirsi sopraffatte e con l’ansia di non riuscire a concludere niente, di arrivare a fine giornata stremate dalle cose fatte, ma con la sensazione di non avere concluso granché.

Se vuoi lavorare con me ti invito a contattarmi scrivendomi una mail a ciao@giannadigirolamo.it.

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Conclusioni

In conclusione, la Matrice di Eisenhower non è solo uno strumento di gestione del tempo, ma una vera e propria filosofia di vita, un modo per riflettere sulle tue priorità. E proprio di priorità e della loro importanza nella gestione del tempo, ho parlato nel seguente articolo citando, tra l’altro, proprio la matrice di Eisenhower: L’importanza delle priorità nella gestione del tempo

Per te, donna freelance, la Matrice di Eisenhower può essere la chiave per bilanciare le esigenze professionali con il tuo benessere personale. Ti aiuta a distinguere tra le onde da cavalcare subito e quelle da lasciar passare. Ti permette di vedere oltre le distrazioni luccicanti del Quadrante 4 e di concentrarti su ciò che ti porterà davvero verso i tuoi obiettivi. E a proposito di distrazioni… quanto tempo hai speso oggi su attività non importanti?

Mettere nero su bianco le attività, farsi delle domande per categorizzarle, in base all’importanza e all’urgenza o meno, può essere illuminante a volte. Ricorda, ogni scelta che fai nella gestione del tuo tempo è un mattone che costruisce il futuro della tua attività e del tuo equilibrio personale. Quindi, la prossima volta che ti trovi davanti a un’attività, chiediti in quale quadrante si colloca e agisci di conseguenza, con la sicurezza di chi sa navigare le proprie giornate con intelligenza e determinazione.

Buon vento!

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