Priorità e gestione del tempo. Cosa sono le priorità e come vanno gestite; come si stabiliscono le priorità, ma soprattutto sono veramente fondamentali nella gestione del proprio tempo?
Questo ed altro verrà affrontato in questo articolo.
Buona lettura!
Cosa sono le priorità?
La definizione che dà il vocabolario Treccani di priorità è la seguente: ” [dal lat. mediev. prioritas –atis, der. del lat. prior –oris «precedente»] – Anteriorità, antecedenza nei confronti di altro, o di altri […]. Il venire prima di altro o di altri, a causa dell’importanza, del grado, della dignità; il possedere un valore fondamentale, o superiore rispetto ad altro”
Alla base dell’importanza che si dà alle priorità nella gestione del tempo vi è senza dubbio la complessità della vita, la responsabilità delle scelte che si prendono (scegliere di fare un’attività piuttosto che un’altra), la consapevolezza e la chiarezza di dove si vuole andare, di quali obiettivi si vuole raggiungere, nel lavoro e nella vita, ma anche di quali siano i propri valori.
Hai mai pensato che stabilire delle priorità significa escludere tanto altro che non si considera prioritario? E chi decide cosa è prioritario e cosa no? Ma noi, ovviamente! É nostra la responsabilità delle nostre scelte, siano esse prioritarie o meno, siano esse inerenti ai nostri bisogni o ai bisogni di “altri”.
E allora sta a noi stabilire cosa è prioritario e cosa no, all’interno di quello che per noi è il giusto equilibrio nella vita, nel lavoro e nell’ancora più labile equilibrio vita-lavoro.
Perché se diciamo si ad un’attività dobbiamo dire no a qualcos’altro!
Siamo circondati da mille cose, mille impegni, mille stimoli, mille attività da svolgere, mille task da portare a termine, mille telefonate da fare, per non parlare delle mail da leggere e quelle a cui rispondere. Tutto, troppo! In questo contesto stabilire delle priorità può essere tutt’altro che un’operazione semplice.
Come faccio a stabilire le priorità?
La più famosa e pratica tecnica che ci aiuta a scegliere tra le varie attività quali sono urgenti e/o importanti, e come prioritizzarle, è, senza alcun dubbio, la matrice di Eisenhower.
Priorità e gestione del tempo con la matrice di Eisenhower
Secondo lo strumento matrice di Eisenhower (perché si, è solo uno strumento!) tutte le attività possono essere classificate su due parametri: urgenza e importanza. Sta a noi collocare le attività in uno dei quattro quadranti, in base ai due parametri e decidere, di conseguenza, sul da farsi in base a:
- Attività da fare subito (quadrante 1)
- Attività da pianificare (quadrante 2)
- Attività da delegare (quadrante 3)
- Attività da ignorare (quadrante 4)
L’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente.
Dwight D. Eisenhower
Classificando le attività secondo la matrice di Eisenhower e guardando alle tipologie di attività che si svolgono durante un arco temporale adeguato (una settimana/due settimane), si può capire come si spende il proprio tempo, se lo si trascorre maggiormente in attività urgenti (con scadenza immediata), sacrificando inevitabilmente le attività importanti. Da qui si può raddrizzare il tiro, dedicando, per esempio, maggior parte del tempo in attività importanti, dedicando meno tempo ad attività non importanti. Da ciò si deduce che la s.d. matrice rappresenti un efficace strumento di consapevolezza.
Se si dedica troppo tempo ad attività rientranti nel primo quadrante, per esempio, vuol dire che si vive sotto stress, si è costantemente in modalità reattiva, non si è organizzati e si rischia il burnout.
Le attività rientranti nel secondo quadrante, invece, sono quelle pianificate, che hanno un significato importante in un’ottica di visione strategica, che ci consentono di migliorare, di conseguire i risultati stabiliti. Attenzione, però, queste attività sono quelle che è più facile procrastinare.
Le attività del terzo quadrante sono quelle che si prestano bene alla delega, in quanto non importanti ma urgenti (per esempio interruzioni, alcune telefonate o mail, certe riunioni).
Infine le attività del quarto quadrante, il più delle volte, sono da eliminare totalmente perché fanno sprecare tempo. Sono le distrazioni, i videogiochi, la tv e le perdite di tempo in generale. Ovvio che se la maggior parte delle nostre attività si trovano in questo quadrante si sta vivendo in maniera irresponsabile
La matrice di Eisenhower è solo uno strumento che ci aiuta a stabilire le priorità per gestire meglio il nostro tempo
Come tutti gli strumenti va adattato alle proprie necessità, alla propria vita, responsabilmente. La matrice di Eisenhower può essere l’occasione per farti delle domande:
- Hai chiaro cosa è importante per te?
- Hai un obiettivo lavorativo e personale?
- Hai una scadenza da rispettare?
- Un’attività x ti genera ansia o stress?
Potresti avere bisogno del supporto di una Professional Organizer specializzata in gestione del tempo. Se vuoi fare una chiacchierata con me, gratuita e senza impegno, puoi cliccare qui per decidere insieme una data, ti aspetto!
Se hai dubbi o domande puoi anche scrivere nei commenti o in DM sul mio profilo Instagram, sarò felice di leggerti!
Grazie e buona sperimentazione!
