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Lavorare in gruppo: come farlo al meglio

Lavorare in gruppo: come farlo al meglio

Lavorare in gruppo potrebbe sembrare facile. Alleggerire il carico di lavoro, semplificarlo distribuendo le task per competenze. É davvero così? No, non lo è affatto. Lavorare in gruppo chiama a sé diversi aspetti che entrano in gioco e tra i quali è bene si instauri un equilibrio. Quali sono queste variabili, oltre che la natura del gruppo, il contesto rilevante e tanto altro lo vedremo in questo articolo.

Buona lettura!

É certamente validata l’importanza che ha il lavoro di gruppo nei diversi contesti rilevanti in cui può essere inquadrato.

In ambito aziendale, per esempio, chi sceglie tra le varie expertise da assumere e fare lavorare insieme, è diverso da chi poi dovrà gestire quel team ai fini degli obiettivi aziendali condivisi.

In uno studio professionale, possono presentarsi diverse tipologie di lavoro in gruppo: ognuno si occupa di attività diverse per competenze diverse oppure per ciascun cliente si lavora ciascuno sotto diversi profili, oppure si erogano servizi diversi per ciascun cliente che, dunque, saranno in comune a più professionisti in quello studio, ecc.

Chi lavora in completa autonomia (solopreneur, lavoratori autonomi, nomadi digitali, ecc.), ma ad un certo punto del proprio business vorrà delegare competenze ad altri professionisti che verranno ad essere chiamati a cooperare in tutto o in parte.

Lavorare in gruppo: la cosa comune ai diversi ambiti sono le persone e la capacità di ciascuna di integrarsi.

Lavorare in gruppo è una risorsa in toto:

  • è una componente cruciale del successo aziendale
  • è una necessità logistica
  • è una potente leva per l’innovazione e la crescita

L’unione di diverse expertise e prospettive fa da volano al potenziale creativo e risolutivo, raggiungendo soluzioni più efficaci e idee rivoluzionarie. Il lavoro di gruppo supera di gran lunga la semplice somma delle abilità individuali. É un’opportunità unica per imparare dagli altri, per confrontarsi ed affrontare le sfide lavorative da diversi punti di vista. All’interno di un gruppo ben integrato ciascun membro sperimenta il proprio senso di appartenenza, di utilità ed anche di realizzazione, alimentando la motivazione e la soddisfazione professionale.

Tutto questo non senza lati ombra. Quali sono i lati più oscuri e difficili da gestire? sempre le persone. Si, perché prima delle expertise ci sono il temperamento ed il carattere delle persone. L’integrazione di ciascun membro del gruppo non può prescindere da questo.

Identifica le capacità di ogni membro del gruppo

L’efficacia di un gruppo è in gran parte determinata dalla capacità di riconoscere e valorizzare le competenze uniche ed il potenziale di ogni membro ed operare il giusto match tra queste e la loro personalità. Questo processo è estremamente complesso e inizia con un’attenta osservazione e ascolto: solo così è possibile scoprire sia le abilità tecniche/professionali di ciascun membro, ma anche quelle interpersonali e creative che ciascuno può offrire.

Fondamentale è creare un ambiente accogliente in cui tutti si sentano liberi di esprimere le proprie idee e i propri talenti. Questo vuol dire anche riconoscere che le diversità di esperienze e le prospettive arricchiscono il gruppo, portando a soluzioni innovative e a una maggiore capacità di problem solving. Per creare un gruppo coeso e motivato è necessario dedicare tempo alla comprensione delle capacità individuali, promuovere un senso di apprezzamento e appartenenza. Ciò su cui fare leva sta nel bilanciare il riconoscimento delle abilità individuali ed il proprio potenziale, con gli obiettivi comuni del gruppo, assicurando che ognuno possa contribuire al meglio delle proprie possibilità.

Delega in base alle capacità del membri del gruppo

E come vuoi ottimizzare al meglio il lavoro di gruppo se non in base ad una la delega efficace, basata sulle capacità uniche di ciascun membro? Questo approccio assicura il fatto di affidare ciascuna attività a chi possiede le competenze più appropriate, valorizzando altresì le abilità individuali e, di conseguenza, promuovendo un ambiente di lavoro collaborativo, in cui ogni persona può eccellere.

Delega vuol dire, tra l’altro, dedicarsi alla comprensione approfondita delle qualità ed esperienze di ciascun membro del gruppo di lavoro. Questa operazione è in grado di compierla solo un leader efficace e motivato, dove per leader non si intende una persona messa a capo e gerarchicamente superiore che ordina ai sottoposti, bensì una persona con determinate caratteristiche tra le quali la capacità di ascolto attivo, la capacità di comprensione e la capacità di sapere integrare le persone sotto diversi punti di vista e che condivida l’obiettivo con l’azienda, con lo studio professionale o con il libero professionista.

La delega basata sulle capacità contribuisce a un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo, dove il rispetto reciproco e la fiducia sono fondamentali.

Professional Organizer & Coach

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Come migliorare la comunicazione nei lavori di gruppo

Ti è mai capitato di sentirti dire (o dire tu): “pensavo lo avresti fatto tu” oppure “non avevo capito che avrei dovuto farlo io” o simili? Spesso accade che nei gruppi di lavoro a mancare sia la comunicazione efficace. Le persone non ci leggono nel pensiero, è chiaro, no?

Lavorare in gruppo senza una comunicazione efficace non è lavorare in gruppo. La comunicazione è necessaria e indispensabile e deve viaggiare a doppio binario. É fondamentale stabilire regole di comunicazione chiare e condivise, essere certi che ogni membro del gruppo abbia opportunità e spazio per esprimersi, ma anche per essere ascoltato.

Non meno importante è investire sulla chiarezza di obiettivi ed aspettative al fine di ridurre malintesi e fraintendimenti. Al fine di una comunicazione efficace e costante ci vengono in aiuto strumenti digitali che bene si prestano a richieste, feedback, scambio di idee e al monitoraggio dei progressi. Allenarsi ai feedback, a doppio senso, è un aspetto importante che oltre a consentire la valutazione costante del lavoro del gruppo, permette di apportare le necessarie modifiche per aggiustare il tiro, al bisogno.

Riconoscere e celebrare i successi del gruppo consente di accrescere il senso di appartenenza e motivazione dello stesso.

Questi, in estrema sintesi, i passi necessari affinché la comunicazione diventi un potente catalizzatore per un lavoro di gruppo produttivo e armonioso.

Migliorare le riunioni di coordinamento

Hai mai avuto la sensazione di impegnare del tempo in riunioni “infinite” che alla fine non sembrano essere servite a molto? Per rendere le riunioni di coordinamento più efficaci e produttive, è fondamentale adottare una strategia mirata e strutturata, basata sui seguenti punti principali:

  1. Stabilire obiettivi chiari: di cosa si parlerà alla riunione? Il classico “ordine del giorno” utile a definire gli obiettivi specifici per ogni riunione per mantenere la discussione focalizzata.
  2. Preparazione dell’agenda: creare un’agenda dettagliata da condividere con i partecipanti prima della riunione, assicurando che tutti siano preparati e informati sui temi da trattare.
  3. Ruolo del moderatore: designare un moderatore, capace di tale ruolo, per guidare la discussione, assicurando che ogni membro del gruppo venga ascoltato e che la riunione rimanga nei tempi previsti.
  4. Promuovere il dialogo aperto: incoraggiare un ambiente che favorisca la libera condivisione di idee e soluzioni ai problemi, favorendo un dialogo costruttivo e motivante.
  5. Riepilogo e azioni conclusive: concludere ogni riunione con un riepilogo degli accordi e delle decisioni prese, delineando i passi successivi per garantire la chiarezza e l’attuazione delle azioni concordate, non senza avere prima specificato chi farà cosa ed i tempi.

Un altro aspetto da non sottovalutare è:

Evitare un approccio giudicante nei confronti dei colleghi

L’obiettivo di mantenere un ambiente di lavoro sano e produttivo implica quello di evitare atteggiamenti giudicanti nei confronti dei colleghi. Si sa l’ambiente di lavoro può essere competitivo, spesso ci si ritrova a dovere collaborare con persone che non abbiamo scelto noi e verso cui potrebbe non esserci grande simpatia. E allora che si fa?

Per costruire relazioni di lavoro basate sul rispetto reciproco va sostenuto un approccio non giudicante nei confronti dei colleghi. L’importante è ricordarsi sempre della unicità di ciascun membro del gruppo, del suo valore aggiunto e del suo apporto, sia come expertise che come individuo. Ogni persona, infatti, porta in dote un insieme unico di esperienze e prospettive, che possono differire notevolmente dalle nostre. Per evitare pregiudizi, è utile essere empatici, cercando di comprendere la situazione degli altri invece di formulare giudizi. Il fine ultimo è quello di creare e mantenere un ambiente di lavoro il più armonioso e collaborativo possibile, dove ogni membro del team può crescere e svilupparsi senza il timore di essere giudicato.

Lavorare in gruppo è anche fare attività di team building

Lo scopo delle attività di team building è quello di forgiare legami più forti all’interno di un gruppo, migliorando la collaborazione e la comprensione reciproca. Il richiamo è, non a caso, allo sport di squadra in cui ciascun giocatore ha un ruolo ben definito, ma la partita la si gioca tutti insieme, nel complesso. Non vince il singolo, vince la squadra, il gruppo.

Lavorare in gruppo e attività di team building

Per essere efficaci le attività di team building devono essere mirate ed adattate al contesto e alla cultura del team. Il loro fine può essere così riassunto:

  • promuovere lo spirito di squadra, rafforzando i legami tra i componenti il gruppo
  • promuovere e migliorare la comunicazione
  • promuovere la capacità di leadership in senso collaborativo.

È importante scegliere attività di team building che stimolino la creatività, l’impegno e la risoluzione di problemi in modo divertente e interattivo. Alcuni esempi sono i giochi di ruolo, le attività all’aperto, le attività di volontariato, le competizioni di varia natura, ecc.

Le attività di team building servono anche per interrompere la routine quotidiana, offrendo ai membri del gruppo l’opportunità di interagire in un contesto diverso da quello lavorativo.

Chiaramente è essenziale la partecipazione di tutti i membri del gruppo, senza eccezioni e senza esclusioni (o autoesclusioni), indipendentemente dalle loro competenze o ruoli.

Organizzare con una certa frequenza queste attività aiuta a mantenere alto il morale del team, a rafforzare la fiducia reciproca e a migliorare la comunicazione generale, contribuendo così al successo complessivo del gruppo e l’integrazione di ciascun membro.

Lavorare in gruppo: conlusioni

Le strategie presentate in questo articolo offrono un quadro generale per migliorare il lavoro di gruppo. È importante ricordare che queste sono linee guida generali e che ogni contesto lavorativo è unico. La chiave del successo sta nell’adattare questi principi alle specifiche esigenze e dinamiche del proprio team. Flessibilità ed apertura al cambiamento sono essenziali per creare un ambiente di lavoro collaborativo, produttivo e gratificante.

Ricorda sempre di valutare e ricalibrare le strategie in base all’evoluzione delle situazioni, mantenendo un approccio centrato sulle persone per massimizzare il potenziale di ogni membro del gruppo.

Buon vento!

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