Ti aiuto a gestire il tempo per cambiare la tua vita, in un’ottica di work-life balance.

Ida Recchia - Professional Organizer

Ida è una professional organizer specializzata nell’organizzazione di spazi, che mi ha contattata per un aiuto sulla gestione della sua posta elettronica, piena di mail che non riusciva ad organizzare.

La sua casella di posta era intasata di mail, ogni giorno, e di ogni tipo: newsletter, promozioni, notifiche social, ma anche mail di lavoro e personali.

Moltissime rimanevano non lette – soprattutto per mancanza di tempo – e aveva mail che risalivano addirittura al 2019!

Senza contare che, per ogni nuova comunicazione, le arrivava una notifica sul cellulare – che, ovviamente, la distraeva: si sentiva confusa e disorganizzata, e non sapeva come gestire il tutto.

In più, le continue notifiche le facevano aprire dei loop mentali che rimanevano aperti per troppo tempo, causandole ansia e ulteriore stress.

Gli obiettivi di Ida

Gli obiettivi di Ida erano:

  • gestire la posta elettronica in modo sostenibile
  • organizzare le mail per categorie in modo funzionale
  • liberarsi di tutto il superfluo accumulato nel corso degli anni

Il percorso

Quando ci siamo incontrate, alla luce di quello che mi ha raccontato, le ho quindi proposto un metodo che potesse essere valido per tutte queste categorie – e non solo – per riuscire a organizzare le mail nel tempo senza trovarsi nuovamente oberata di lavoro.

Pretendere di sistemare in un’ora l’intera casella sarebbe stato impossibile, e perciò ho preferito darle un metodo che la guidasse nel corso del tempo, permettendole di smaltire man mano le mail accumulate, senza aggiungerne di nuove.

Le ho consigliato di trattare la posta elettronica come se fosse un appuntamento sul suo calendario: guarda le mail ogni giorno alla stessa ora, procedendo in sessioni di pochi minuti. Era importante sperimentare le tecniche più efficaci e sostenibili nel lungo periodo.

Siamo partite per step:  il primo è stato identificare le macro-aree in cui suddividere le mail che riceve.

Ne abbiamo individuate cinque: newsletter, notifiche di Facebook, pubblicità, mail di un corso specifico, mail dell’università, focalizzandoci su una categoria alla volta.

Poi abbiamo iniziato la grande pulizia per eliminare ciò che non serviva:  ho suggerito a Ida di eliminare le notifiche Facebook via mail e sullo smartphone, perché erano una grande fonte di distrazione.

Si è disiscritta dalle mail pubblicitarie e, dove necessario, le ha segnalate come spam. Ha deciso quali mail tenere e quali eliminare.

Gianna Di Girolamo - Time Management Expert

Per ogni newsletter, che ha ritrovato grazie alla specifica cartella del suo provider, aveva una scelta tra quattro opzioni:

  • annullare l’iscrizione
  • cancellare tutte le mail per ciascuna newsletter
  • cancellarle tutte tranne l’ultima
  • cancellarle tutte tranne l’ultima settimana

Dopo la nostra call, le ho detto che avremmo potuto lavorare insieme con la condivisione dello schermo, se avesse avuto bisogno di supporto; la verità, però, è che sapevo che se la sarebbe cavata egregiamente.

Nel nostro lavoro insieme, ci siamo avvalse di questi strumenti (per ciascuno di essi, trovi il link a un articolo sul blog in cui ne parlo):

I risultati

Grazie a questo procedimento metodico, Ida è riuscita a smaltire gran parte della posta arretrata. È passata da circa 1000 a a 100 mail di lavoro e, da una casella quasi piena, a 311 mb/1 G di spazio utilizzato.

Non solo, però; Ida ora ha un metodo di gestione efficace, si sente mentalmente più leggera e riesce a organizzare meglio le sue giornate. Ida sa che, adesso, sarà molto più facile mantenere in ordine la sua casella di posta, anche nel lungo periodo.