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Come gestire al meglio il tuo tempo: consigli per una pianificazione efficace

Foto agenda pianificare planner

In questo articolo si affronterà il tema della pianificazione e di come possa essere importante per gestire al meglio il proprio tempo. Ma anche cosa non deve mancare in un sistema di pianificazione per essere efficace al fine di gestire al meglio il proprio tempo.

Cosa vuol dire pianificare? Pianificare vuol dire “regolare, organizzare, progettare secondo un piano” (Treccani); la pianificazione è il processo di definizione degli obiettivi e di creazione di un piano per raggiungerli. Implica la valutazione delle risorse disponibili, la definizione delle attività necessarie per raggiungere gli obiettivi, la stabilizzazione di una timeline e la creazione di un sistema per monitorare i progressi. La pianificazione è una parte importante del processo decisionale in molte aree, tra cui la gestione aziendale, la finanza e la realizzazione personale e professionale. Ma procedere ad una adeguata pianificazione significa aver lavorato a monte su ben altro, significa avere chiarezza su quali siano i nostri obiettivi, di lungo periodo, prima, e di breve periodo, poi. Significa prendere strategicamente decisioni che ci consentano di progredire, che ci consentano di avanzare nel processo che noi scegliamo essere quello giusto per noi, nella vita e nel lavoro. Significa mantenere un equilibrio, tra i tanti aspetti della nostra vita e gestire meglio il tempo.

pianificazione tempo calendario

Una pianificazione ben fatta può alleggerire le nostre vite e ci può fare guadagnare tanto tempo che diversamente andrebbe sprecato. Gli aspetti di una pianificazione efficace sono molteplici, vediamone alcuni. Pianificare efficacemente vuol dire:

  • “alleggerire” le nostre giornate e il nostro carico mentale: sapere prima cosa faremo, giorno per giorno, e non dover impiegare quotidianamente del tempo per decidere cosa fare;
  • focalizzarsi sulle attività realmente importanti (ecco che qui la Matrice di Eisenhower  ci viene in aiuto, ho scritto un articolo al riguardo che puoi leggere cliccando qui) che ci fanno progredire;
  • sentirsi più sicuri di noi aumentando la nostra autostima;
  • essere consapevoli di avere investito il nostro tempo nel miglior modo possibile, senza sprecarlo;
  • sentirsi realizzati e soddisfatti, perché senza neanche accorgercene raggiungeremo obiettivi grandi, passando da quelli piccoli;
  • essere più produttivi oltre che trovare lo stimolo per continuare il nostro viaggio verso gli obiettivi che noi abbiamo scelto consapevolmente e che a volte sono complessi da raggiungere. Non fare tante cose, ma fare le cose giuste!

Pianificare ci aiuta a non procrastinare

Cominciando pensando alla fine significa iniziare con una chiara comprensione della nostra destinazione. Significa sapere dove siamo diretti, così da capire meglio dove ci troviamo ora e far si che i passi da noi compiuti siano sempre nella direzione giusta

Stephen R. Covey – “Le 7 regole per avere successo”

Il tempo è una risorsa preziosa ed è bene valorizzarlo e non sprecarlo. Data la complessità della vita, gli stimoli esterni, i cali di attenzione e di energia, la mancanza di chiarezza, spesso il tempo lo gestiamo male, non lo facciamo nostro alleato, con la conseguenza di procrastinare, di dimenticare le cose da importanti fare, passiamo da un’attività all’altra senza un ordine ben preciso, perdendo tempo, appunto. Ma le conseguenze negative non finiscono qui:

  • distogliamo la nostra attenzione dalle cose veramente importanti;
  • perdiamo la concentrazione;
  • perdiamo la motivazione e di conseguenza l’autostima;
  • lo scarso utilizzo delle risorse, come il tempo, ma anche i soldi o le risorse umane, le conoscenze, le competenze;
  • il ritardo nella realizzazione dei progetti e nell’ottenimento degli obiettivi prefissati;
  • l’incapacità di gestire le difficoltà: un piano aiuta a prevedere e gestire eventuali difficoltà che possono sorgere durante un progetto. La mancanza di pianificazione può rendere più difficile risolvere questi problemi;
  • decisioni affrettate o inadeguate: senza un piano, le decisioni possono essere prese in modo affrettato o inadeguato, il che può portare a conseguenze negative a lungo termine.

La pianificazione è senz’altro strumentale al raggiungimento dei nostri obiettivi, ma sappiamo quali sono i nostri obiettivi? Abbiamo chiarezza nella nostra vita?

Cosa non deve mancare per una pianificazione efficace

Ci sono diversi metodi di pianificazione, più o meno complessi, più o meno sofisticati, da applicare in base della complessità di un progetto; poi ci sono anche gli strumenti che ci facilitano il viaggio, il percorso e anche quelli vanno scelti opportunamente. ma in questo articolo non ci si vuole soffermare su questo. Piuttosto di vuole capire quali sono le caratteristiche che non devono mancare in una pianificazione efficace.

Quello che non deve mancare in un buon sistemo di pianificazione:

Chiarezza

Chiediamoci sempre quali sono i nostri valori, qual è la nostra visione e soprattutto se i nostri obiettivi, il nostro lavoro, la nostra vita sono allineati ad essi. La chiarezza è l’essenza di una pianificazione efficace

Flessibilità

La flessibilità nella pianificazione e nella gestione del tempo è un’abilità sempre più importante nell’era attuale, in cui la vita lavorativa e personale è sempre più frenetica e piena di impegni. La capacità di adattarsi ai cambiamenti e di gestire il proprio tempo in modo efficiente può avere un impatto significativo sulla qualità della vita e sul successo professionale.

Per pianificare in modo flessibile, è importante essere realisti riguardo alle proprie capacità e alle proprie priorità. È necessario stabilire obiettivi realistici e programmare il tempo per raggiungerli, tenendo conto degli eventuali imprevisti che possono verificarsi. In questo modo, si può evitare di sentirsi stressati e sovraccarichi, e di perdere il controllo del proprio tempo.

La pianificazione non è rigidità, pianificare non vuol dire seguire uno schema rigido e imposto.

Curiosità

La curiosità è importante nella pianificazione efficace perché incoraggia la scoperta di nuove idee e soluzioni. La curiosità spinge a esplorare opzioni e alternative, a considerare prospettive diverse e a mantenere una mente aperta durante il processo di pianificazione. Questo può portare a soluzioni più innovative e creative, e a una maggiore probabilità di successo nel raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Inoltre, la curiosità aiuta a mantenere l’entusiasmo e l’energia necessari per vedere la pianificazione attraverso.

Sperimentazione

La sperimentazione è importante nella pianificazione perché permette di valutare l’efficacia delle idee e delle soluzioni proposte. Attraverso la sperimentazione, è possibile testare ipotesi e scoprire cosa funziona e cosa non funziona, prima di impegnare risorse significative. Ciò aiuta a prendere decisioni informate e a ridurre il rischio di fallimento. Inoltre, la sperimentazione promuove un approccio agile e flessibile alla pianificazione, permettendo di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di migliorare continuamente i piani in base ai risultati ottenuti. Questo può portare a soluzioni più efficaci e a una maggiore probabilità di successo nell’implementazione della pianificazione.

Strumenti

Gli strumenti che non possono mancare, da adattare opportunamente in base alle esigenze e in ordine di complessità:

LISTE – AGENDE – CALENDARI: cartaceo o digitale non importa. Sono strumenti e il loro compito è quello di agevolarci il lavoro. Non siamo noi a doverci adattare a loro, ma siamo noi a scegliere loro affinché si adattino al nostro grado di complessità e alle nostre esigenze.

ELENCO DELLE PRIORITA’: lavorare e pianificare in base alle priorità ci fa conquistare tempo, ci crea spazio ed elimina il superfluo.

REVIEW (settimanali e mensili): la revisione è importante nella pianificazione perché permette di verificare la qualità e l’efficacia del piano. La revisione consiste nel riesaminare regolarmente i piani e i progressi per identificare eventuali problemi o opportunità di miglioramento. Questo processo aiuta a mantenersi focalizzati sugli obiettivi e sui risultati desiderati, e a correggere rapidamente eventuali deviazioni o imprevisti. La revisione inoltre promuove la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team (qualora ce ne fosse uno), incoraggiando la condivisione di idee e feedback. Questo può portare a soluzioni più efficaci e a una maggiore probabilità di successo nell’implementazione della pianificazione stessa.

Quello della pianificazione è un argomento ostico, complesso e molto pratico. Ognuno di noi dovrebbe sperimentare un proprio sistema di pianificazione personale da modificare all’occorrenza, da adattare al proprio stile di vita.

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Se hai domande o dubbi, o vuoi condividere con me come la pensi in merito alla pianificazione, scrivimi pure nei commenti o su Instagram, sarò felice di leggerti!

Buon vento!

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