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Come usare Trello per ottimizzare la gestione del tempo: guida per imprenditrici e solopreneur

Come usare Trello per ottimizzare la gestione del tempo: guide per imprenditrici e solopreneur

Come usare Trello? Quante volte abbiamo parlato di tools per ottimizzare gestione del tempo e produttività? In questo articolo ti presento Trello, se ancora non lo conoscessi, un tool di project management parecchio intuitivo, da potere utilizzare sia se sei una principiante che no, sia per lavoro che no. Nel mondo veloce in cui viviamo, dove le responsabilità lavorative e personali si intrecciano continuamente, saper gestire il proprio tempo è fondamentale e perché non godere degli strumenti che si prestano a tutto ciò? Se sei un’imprenditrice o una solopreneur, sai già quanto sia cruciale avere a disposizione strumenti efficaci per organizzare e priorizzare le attività. Trello è uno di questi strumenti, e in questo articolo ti mostrerò come puoi sfruttarlo al meglio per ottimizzare la gestione del tuo tempo.

Introduzione a Trello

Trello è un’applicazione di gestione progetti basata sulla metodologia Kanban, nata per facilitare il lavoro di squadra e l’organizzazione personale. Abbiamo già parlato di Trello e delle sue potenzialità nei seguenti articoli:

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Trello, con la sua interfaccia intuitiva e visiva, permette di creare “bacheche” dove si possono aggiungere “liste”, e all’interno di queste si possono inserire “schede”. Ogni scheda può rappresentare un’attività, un compito, o un progetto, e può essere arricchita con dettagli, checklist, scadenze, allegati, e molto altro. Trello è molto versatile, non senza limiti, ma come molti tools di project management (anche tutti!) va cucito addosso in base alle proprie necessità, sperimentando in primis, tanto soprattutto all’inizio o affidandosi ad una figura professionale per “settare” secondo i propri bisogni, ma prima ancora è necessario avere le idee chiare sui propri progetti, obiettivi, in toto.

Gianna Di Girolamo | Time Management Expert

Ciao, sono Gianna, esperta in time management con focus sulla gestione del work-life balance. Aiuto donne impegnate, solopreneur o freelance, a trovare la loro personalissima quadra tra le mille mila cose da fare e responsabilità, senza rinunciare a sé stesse, senza sentirsi sopraffatte e con l’ansia di non riuscire a concludere niente, di arrivare a fine giornata stremate dalle cose fatte, ma con la sensazione di non avere concluso granché.

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Configura la tua bacheca Trello

All’inizio, dopo avere creato il proprio account (esiste una versione free che va più che bene, soprattutto all’inizio, per sperimentare) vanno seguiti alcuni step. Come al solito, le variabili che entrano in gioco sono molteplici e soggettive, non esiste un unico modo standard di procedere, ma vediamone uno a titolo di esempio:

Crea una bacheca specifica

Per sfruttare appieno Trello, è essenziale iniziare creando una bacheca specifica per ogni grande progetto o settore della tua vita professionale. Questo ti permette di mantenere separati e organizzati i diversi flussi di lavoro, rendendo più semplice il monitoraggio dei progressi e la gestione delle attività. Ecco una guida passo-passo su come creare una bacheca in Trello:

  1. Apertura di Trello: innanzitutto, accedi al tuo account Trello. Se non ne hai uno, puoi registrarne uno gratuitamente sul sito web di Trello.
  2. Creazione di una nuova bacheca: dopo avere effettuato il login, troverai un pulsante “Crea” sulla dashboard. Cliccalo. Ti verrà chiesto di dare un nome alla tua bacheca, che dovrebbe riflettere l’area di lavoro che intendi gestire, come “Clienti”, “Marketing” o “Business”. Questo è solo un esempio, in quanto l’organizzazione della bacheca dipende da svariati fattori e fini.

Organizza le liste per fasi o categorie

Quando crei una bacheca su Trello, uno dei passaggi più cruciali per massimizzare la tua efficienza è organizzare strategicamente le liste all’interno della bacheca. Queste liste fungono da colonne che rappresentano diverse fasi del processo lavorativo o diverse categorie di compiti. Un esempio di alcuni step da seguire potrebbe essere il seguente:

  • Step 1: Definire le fasi del processo
    • Da fare
    • In corso
    • In attesa
    • Completato
  • Step 2: Personalizzazione delle liste che vanno adattate alle specifiche esigenze del progetto per massimizzare l’efficacia della tua organizzazione. Un esempio: se stai gestendo un progetto di sviluppo software, potresti avere liste come “da programmare”, “testing”, “revisionare codice”, e “pronto per il rilascio”.
Esempio bacheca Trello per ottimizzare la gestione del tempo

Aggiungi e gestisci le schede

In ogni lista sarai in grado di aggiungere schede per ogni compito specifico. Una scheda può includere dettagli come la descrizione del compito, la persona incaricata, le scadenze, le checklist, etichette-tag e qualsiasi allegato rilevante.

Man mano che il lavoro progredisce, sposta le schede tra le liste per riflettere la loro attuale fase di completamento. Questo movimento può essere gestito manualmente o automatizzato con le regole di Trello per risparmiare tempo.

Revisione periodica

È fondamentale revisionare periodicamente le tue liste per assicurarti che ogni compito sia nella fase corretta e che tutte le informazioni siano aggiornate. Questa revisione ti aiuta a mantenere il controllo del progetto e a identificare eventuali colli di bottiglia.

Seguendo questi passaggi per organizzare le liste in Trello, puoi creare un sistema efficace che non solo migliora la gestione dei progetti ma anche facilita una migliore comunicazione e collaborazione all’interno del tuo team, se ne hai uno. Questa strutturazione chiara ti permette di avere una visione immediata dello stato dei progetti, aumentando la tua produttività e riducendo lo stress quotidiano.

Utilizza colori ed etichette

Assegnare colori ed etichette diverse alle schede per indicare, ad esempio, priorità, tipi di attività o urgenza ti permetterà di avere una panoramica immediata dello stato delle tue attività.

Come usare Trello con tecniche avanzate di gestione del tempo: un assaggio

Trello non è solo un semplice strumento di gestione progetti; è una piattaforma potente che, se utilizzata al massimo delle sue capacità, può trasformare completamente il tuo approccio alla gestione del tempo. Per le imprenditrici e le solopreneur che cercano di massimizzare l’efficienza quotidiana, esistono diverse tecniche avanzate di Trello che possono semplificare e accelerare il flusso di lavoro. Esploriamo alcune di queste strategie che ti aiuteranno a sfruttare al meglio le funzionalità avanzate di Trello, rendendo ogni giorno più produttivo e meno stressante.

  1. Imposta scadenze e promemoria: usa le funzionalità di scadenza delle carte per non perdere mai di vista le deadline importanti. Impostare un promemoria qualche giorno prima può aiutarti a prepararti senza fretta.
  2. Automatizza i compiti ripetitivi: con le “automazioni” di Trello, puoi automatizzare azioni ripetitive, come spostare una carta in una lista diversa quando cambia una etichetta o quando si avvicina una scadenza.
  3. Integra Trello con altre applicazioni: Trello si integra con numerose altre applicazioni come Slack, Google Drive, e anche calendari come Google Calendar. Questo significa che puoi collegare le tue attività di Trello con altri strumenti che già utilizzi.
Come usare Trello

Come usare Trello per bilanciare il lavoro e la vita personale

Per mantenere le tue bacheche Trello sempre efficienti ed aggiornate per le tue esigenze, è essenziale instaurare l’abitudine di rivederle regolarmente. Dedica un momento specifico ogni settimana per esaminare e aggiornare le tue bacheche, ottima sarebbe la fase di pianificazione della settimana. Questo non solo ti permetterà di tenere tutto in ordine e al passo con i cambiamenti, ma ti offrirà anche l’opportunità di riflettere sui progressi fatti verso i tuoi obiettivi. Questa revisione settimanale diventa un rituale produttivo che aiuta a identificare cosa sta funzionando bene e quali aspetti necessitano di maggiore attenzione o di un approccio differente.

Come usare Trello: conclusione

Per le imprenditrici e le solopreneur, Trello non è solo uno strumento di gestione progetti, ma un vero e proprio alleato nella ricerca di un equilibrio tra lavoro e vita personale. Imparando a utilizzarlo strategicamente, potrai non solo migliorare la tua produttività, ma anche ridurre lo stress e sentirti più in controllo delle tue giornate.

Attraverso l’uso intelligente di Trello, la gestione del tempo si trasforma da sfida ad opportunità. La chiave per utilizzare Trello con successo, ma in generale qualsiasi tool, è la sperimentazione e la personalizzazione. Trova un sistema che funzioni per te e adattalo alle tue esigenze specifiche.

È tempo di fare di Trello il tuo partner strategico nella costruzione di un futuro lavorativo e personale più equilibrato e soddisfacente? Sperimenta e fammi sapere nei commenti come ti sei trovata, ti leggo volentieri.

Buon vento!

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