Se cerchi metodi efficaci per massimizzare la produttività partendo dalla scrivania sei nel posto giusto. Questo articolo vuole essere una guida completa su come organizzare la scrivania per massimizzare la produttività. Una scrivania bene organizzata è alla base del benessere lavorativo e dell’organizzazione, per questo motivo in questo articolo leggerai consigli pratici e tecniche comprovate per un ambiente di lavoro ottimale.
Buona lettura!
Come organizzare la scrivania?
Alla base di una scrivania non organizzata o disordinata c’è il rischio elevato di perdita di tempo, con tutto ciò che ne consegue. Non è difficile avere una scrivania organizzata. É senza dubbio più complesso una transizione da una scrivania disorganizzata ad una scrivania organizzata in maniera ottimale, ovvero adottare nuove abitudini per organizzare bene la propria scrivania e mantenerla tale nel tempo.
Come organizzare la scrivania: ecco 7 consigli su come organizzare la scrivania e massimizzare la produttività:
1. Inizia dal decluttering
La prima cosa da fare sarà quella di creare spazio, dunque eliminare il superfluo. Creare uno spazio di lavoro pulito e ordinato. Il termine “decluttering” si riferisce all’eliminazione degli oggetti che ingombrano lo spazio, vecchi o inutili. Il processo di decluttering è utile sia in quanto migliora l’aspetto della scrivania (estetica), sia in quanto aiuta a focalizzare l’attenzione sui compiti più importanti, abbassando il rischio di distrazioni. In merito alla distrazione e a come combatterla puoi approfondire leggendo questo articolo: Come combattere la distrazione per valorizzare il nostro tempo.
2. Posiziona gli oggetti in modo strategico
Posizionare gli oggetti sulla scrivania in modo strategico è un elemento fondamentale per massimizzare la produttività e minimizzare lo stress. Uno dei metodi più utilizzati a tal fine è la regola del bersaglio, secondo la quale gli oggetti andrebbero posizionati sulla scrivania idealmente all’interno di tre cerchi concentrici, di tre colori differenti. Ogni colore identifica gli oggetti per l’importanza e la frequenza di utilizzo secondo le seguenti indicazioni:
- Il cerchio centrale (verde) dovrebbe contenere gli elementi essenziali il cui utilizzo avviene più frequentemente. Ad esempio, il computer, la tastiera, il mouse e i documenti su cui stai attualmente lavorando.
- Il secondo cerchio (giallo) rappresenta la media distanza e dovrebbe contenere gli oggetti di uso frequente ma non costante, come penne, un blocco per appunti, l’agenda.
- Il terzo cerchio (rosso) è quello destinato agli oggetti il cui uso avviene raramente ma che vuoi tenere a portata di mano, come una cucitrice, una calcolatrice o una stampante.
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3. Opta per una posizione comoda
Creare una posizione comoda si sposa bene con una scrivania organizzata. Punta ad una posizione ergonomica che assicuri la riduzione del rischio di disturbi muscolo-scheletrici e aumenti la produttività. Ecco alcuni esempi:
- altezza della sedia regolabile
- supporto lombare
- corretta distanza del monitor dal pc
- giusta angolazione della tastiera
- corretta illuminazione, preferibilmente luce naturale proveniente da un lato o dall’altro
- poggiapiedi
4. Dai un tocco di personalità
Lo spazio di lavoro ti deve piacere in quanto ha un impatto positivo sul benessere emotivo. La scrivania deve riflettere la tua personalità mantenendo un equilibrio tra la personalizzazione e la funzionalità. Opta, ad esempio, per colori che ti piacciono senza esagerare con l’intensità, colloca a vista la tua vision board, ecc.
5. Utilizza i cassetti in maniera intelligente
Seleziona prima gli oggetti da inserire nei cassetti per tipologia e poi collocali dal più alto al più basso secondo la frequenza d’uso che ne farai. Alcuni esempi di categorie:
- cancelleria come penne, evidenziatori, post-it, ecc.
- documenti cartacei e cartelle
- accessori vari come caricatori vari, calcolatrice, cuffiette, ecc.
6. Gestisci ed organizza bene i cavi
Evita cavi a vista, evita cavi aggrovigliati, evita i cavi quando possibile con accessori wi-fi. Utilizza canaline passacavi o fascette per raggruppare i cavi e mantenerli fuori dalla vista, ma anche clip e ganci adesivi, etichetta i cavi, usa scatole per nascondere le ciabatte multipresa.
7. Mantieni nel tempo l’ordine raggiunto
Il segreto per il successo di una scrivania bene organizzata al fine di massimizzare la produttività è mantenerla tale nel tempo. Come? Dedica 5-10 minuti al giorno, preferibilmente a fine giornata lavorativa, per riordinare. Questo può fare una grande differenza nel mantenere una scrivania organizzata. Adotta abitudini sostenibili come dei mantra: “tutto al suo posto, sempre!”
In conclusione, seguendo queste linee guida e dedicandoti alla costanza del riordino, sarai in grado di mantenere una scrivania organizzata, favorendo al contempo un ambiente di lavoro sia esteticamente gradevole che funzionale. Questo, a sua volta, ti porterà a una maggiore concentrazione, a meno stress, ad una migliore gestione del tempo che non sprecherai a cercare quello che non trovi e ad una massimizzazione della produttività.
Buon vento!
