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Come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale

Come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale

Ti sarai chiesta, almeno una volta, come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale. L’organizzazione degli appuntamenti su un calendario digitale è una delle abilità fondamentali per chiunque voglia gestire efficacemente il proprio tempo. Immagina di avere un assistente personale che non si stanca mai, non si dimentica nulla e ti ricorda di tutto: ecco cos’è un calendario digitale! Ma come utilizzarlo al meglio per evitare di trasformare la tua giornata in un caos di notifiche? Scopriamolo insieme con esempi pratici e qualche tocco di ironia per rendere il tutto più leggero.

Scegli il calendario giusto per te

Scegliere il calendario digitale giusto è un po’ come scegliere il miglior compagno di squadra: vuoi qualcuno che lavori bene con te e non ti abbandoni nel momento del bisogno.

Non tutti i calendari digitali sono uguali. Tra Google Calendar, Outlook, Apple Calendar e altre app, la scelta può sembrare infinita. Scegli quello che meglio si integra con le tue esigenze e i tuoi dispositivi. Se sei un’amante di Google e utilizzi Gmail, Google Calendar sarà probabilmente la scelta più logica. Se invece lavori in un ambiente aziendale che utilizza Outlook, quella sarà la tua scelta ideale.

Se vuoi approfondire Google Calendar, ti suggerisco di leggere il seguente articolo del blog: Google calendar per freelance

Come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale: inserisci gli appuntamenti in modo dettagliato

Scrivere solo “incontro” sul calendario digitale è come dire “uscire” senza specificare se stai andando a fare la spesa o a scalare l’Everest.

Quando inserisci un appuntamento, non limitarti a mettere solo l’orario e il titolo. Aggiungi dettagli come luogo, persone coinvolte, obiettivi dell’incontro e magari anche qualche nota. Questo ti aiuterà a ricordare non solo che hai un appuntamento, ma anche di cosa si tratta e cosa devi portare.

Per esempio, se hai un incontro con un cliente importante, nel tuo calendario, anziché scrivere solo “incontro con cliente”, potresti scrivere “Incontro con il cliente Rossi – Rivedere proposta budget – Portare documentazione progetto XYZ o addirittura inserire il link alla pagina del cliente del tool di progect management da te scelto (si, questo è per un livello avanzato).

Utilizza le notifiche con saggezza

Le notifiche sono un’arma a doppio taglio: possono salvarti la giornata o rovinartela. Imposta le notifiche in modo che ti ricordino degli appuntamenti con un preavviso sufficiente per prepararti, ma non così frequenti da diventare un disturbo o una distrazione. Un buon equilibrio potrebbe essere una notifica 24 ore prima e una 15 minuti prima dell’evento.

Se hai una riunione alle 15:00, imposta una notifica per le 14:45 per ricordarti di prepararti e una la sera prima per pianificare eventuali documenti o informazioni necessarie. Ricevere una notifica ogni 5 minuti è come avere un pappagallo che ti ripete incessantemente “Non dimenticarti, non dimenticarti!”.

Gli strumenti digitali hanno un potenziale enorme, ma siamo noi a doverli tarare in base alle nostre esigenze, non il contrario.

Sfrutta la funzione di sincronizzazione

Uno dei vantaggi principali dei calendari digitali è la capacità di sincronizzarsi su tutti i dispositivi. Che tu stia utilizzando il telefono, il tablet o il computer, assicurati che il tuo calendario sia sempre aggiornato. Questo ti evita il rischio di doppi appuntamenti o di perdere eventi importanti.

Se, per esempio, hai inserito un appuntamento sul tuo laptop durante la pausa pranzo e, nel pomeriggio, quando sei fuori ufficio, il tuo telefono ti ricorda l’incontro, eviterà di fartelo dimenticare.

Non sincronizzare il tuo calendario digitale è come cercare di ricordare tutte le battute di un film senza averlo mai visto due volte.

Gianna Di Girolamo | Time Management Expert

Ciao, sono Gianna, Time Management expert con focus sulla gestione del work-life balance. Ho un passato da commercialista che mi aiuta a gestire complessità, e un presente da coach che mi aiuta a capire come accompagnare le persone. Oggi faccio consulenze, percorsi tengo corsi e workshop combinando strumenti pratici di organizzazione con tecniche di coaching.

Aiuto donne impegnate, solopreneur o freelance, a trovare la loro personalissima quadra tra le mille mila cose da fare e responsabilità, senza rinunciare a sé stesse, senza sentirsi sopraffatte e con l’ansia di non riuscire a concludere niente, di arrivare a fine giornata stremate dalle cose fatte, ma con la sensazione di non avere concluso granché.

Se vuoi lavorare con me ti invito a contattarmi scrivendomi una mail a ciao@giannadigirolamo.it.

Per sapere più nel dettaglio di cosa mi occupo vai alla mia pagina dei servizi.

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Organizza i tuoi appuntamenti per categorie

Se vuoi imparare come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale prova ad utilizzare i colori.

Colora i tuoi appuntamenti per categorie, come lavoro, famiglia, tempo libero, ecc. Questo ti aiuterà a visualizzare a colpo d’occhio come stai distribuendo il tuo tempo e ti permetterà di bilanciare meglio le tue giornate.

Puoi usare il blu per gli appuntamenti di lavoro, il verde per le attività personali e il rosso per gli impegni familiari. In questo modo, se vedi troppo blu nel tuo calendario, saprai che è il momento di aggiungere più verde e rosso per mantenere un buon equilibrio, a prova di work-life balance!!

Blocca il tempo per te stessa

Non smetterò mai di dirlo: blocca a calendario del tempo per te stessa. Che sia per fare esercizio, leggere un libro o semplicemente rilassarti, oziare o altro assicurati di riservare degli spazi nel tuo calendario solo per te. Questo ti aiuterà a evitare il burnout, evitare eccessivo stress e a mantenere un buon equilibrio tra vita lavorativa e personale.

Rivedi il tuo calendario regolarmente

Prenditi del tempo, magari alla fine di ogni settimana, per rivedere il tuo calendario. Controlla cosa hai fatto, cosa hai rimandato e cosa devi programmare per la settimana successiva. Cosa ha funzionato e perché? Cosa non ha funzionato e perché? Questo ti aiuterà ad aggiustare il tiro durante la pianificazione della settimana successiva e a mantenere il controllo. Ti darà, altresì, un senso di libertà non indifferente.

Per esempio ogni domenica sera, rivedi gli appuntamenti della settimana appena passata e prepara la settimana successiva inserendo eventuali nuovi impegni e aggiornando quelli esistenti.

Come organizzare gli appuntamenti su calendario digitale: conclusione

Organizzare gli appuntamenti su un calendario digitale può sembrare un compito semplice, ma farlo efficacemente richiede un po’ di pratica e qualche accorgimento. Con gli strumenti giusti puoi trasformare il tuo calendario in un vero alleato nella gestione del tempo. Cura i dettagli, sincronizza in ottica di equilibrio, di armonia. E, soprattutto, non dimenticare di ritagliare del tempo per te stessa. Buona organizzazione e…

Buon vento!

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