Le email sono ormai diventate uno strumento molto diffuso, non solo per lavoro. Il rischio, però è che ci facciano sprecare tempo se non bene gestite. Se non si ha un metodo, del tutto personale, nella gestione delle email il rischio è quello di sentirsi sopraffatti da non riuscire a leggerle tutte, rispondere a tutte (ma non sempre questo è necessario). Come gestire le email per non sprecare tempo?
In questo articolo vedremo come gestire le email, come trovare un metodo per non ridursi con 200 email non lette (lo so, c’è di peggio!) per non sentirsi sopraffatti e rischiare di non leggere le email veramente importanti.
Buona lettura!
Immagina questa scena: sei in attesa da qualche parte (poste, medico, decidi tu) apri il tuo client di posta elettronica dallo smartphone e inizi a scrollare tra le email. Tra newsletter di ogni tipo, le notifiche varie, gli spam, la pubblicità, le… Va bene, ok, facciamo ordine e troviamo la quadra!
Come gestire le email: domande a cui rispondere
Ti sei mai chiesta/o a cosa ti servono veramente le mail. Partire dalla consapevolezza è sempre un ottimo modo per partire con il piede giusto. Allora rispondi alle seguenti domande:
- per cosa utilizzo la posta elettronica? lavoro, svago, personale, altro.
- che tipi di email ricevo?
- ho un metodo di gestione della posta elettronica?
- come mi trovo?
- funziona?
- perché si/no?
- quando controllo le email?
- che tempo dedico a leggere/rispondere alle email?
- …
Potrei andare avanti per un bel po’ e in consulenza lo faccio, tra l’altro ogni domanda è agganciata alle precedenti, ma soprattutto alle risposte che ricevo. Qui non siamo in consulenza, non stiamo lavorando al tuo caso specifico, ma da questo articolo puoi capire moltissime cose che ti potranno aiutare a gestire lo tua posta elettronica, a farne uno strumento utile, efficace e a non odiarla! Sperimenta e adatta a te lo strumento email, non il contrario.
Ciao, sono Gianna e sono Professional Organizer e Coach. Se vuoi lavorare con me sulla gestione delle email, o altro, ti invito a contattarmi scrivendomi una mail a ciao@giannadigirolamo.it. Per sapere più nel dettaglio di cosa mi occupo vai alla mia pagina dei servizi.
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Come gestire le email: tips da sperimentare
(non necessariamente tutte insieme)
- 1- Togli tutte le notifiche
- Oltre ad essere la prima fonte di distrazione ti riempiono l’inbox di email che ti avvisano di “cose” il più delle volte superflue. Ti faccio un esempio: se usi facebook o qualunque altro social (se lo usi accederai ogni tanto) mi dici che senso ha ricevere una notifica via email che Tizio ha appena pubblicato la foto in cui è con Caio e poi riceverne un’altra perché Sempronio ha taggato zio Pino tramite un commento ad un’altra foto che ha pubblicato la zia Pina e poi… ci siamo capiti, giusto?
- 2- Non utilizzare la posta elettronica come una chat
- Per quello ci sono le chat! non è utile, né efficiente rispondere, per esempio, ad una email con più email: scrivine una che includa tutto. Non è produttivo rispondere “ok”, “ciao” o “alla prossima”. Limita le risposte immediate, piuttosto aspetta e rispondi solo quando hai il tempo di scrivere una risposta completa ed esaustiva in cui sei chiara/o e coincisa/o.
- 3- Cancellati da tutte le newsletter che non apri neppure
- Mantiene solo l’iscrizione alle newsletter a cui sei veramente interessata/o. Quelle che non apri mai (ammettilo ce ne sono parecchie!) eliminale e cancellati.
- 4- Fai periodicamente pulizia
- Come è vero che periodicamente metti ordine in casa, fai le pulizie, rifai i letti e lavi i piatti, alla stessa maniera periodicamente calcella le email che non sono utili, che hai letto, alle quali hai risposto o archiviale.
- 5- Utilizza strumenti di gestione delle email
- I più famosi ed efficienti sono Gmail e Outlook che con le loro funzioni (per esempio filtri ed etichette) ti possono seriamente aiutare sia per fare pulizia, sia per gestire meglio e in base alle tue esigenze la mole di email che ricevi. Come avere un assistente, ti aiuterà anche solo a smistare la posta, ma fa molto altro.
- 6- Fissa un appuntamento con le email
- Non stare lì ad aprire 5.268 volte al giorno la posta elettronica da qualunque apparecchio (pc, tablet, smartphone), ma fissa uno o più appuntamenti al giorno/settimana (dipende dall’uso che ne fai, per cosa utilizzi le email, da quante ne ricevi, ecc.) in cui ti dedichi a quello, lo fai in maniera concentrata, sai di avere il tempo per rispondere, con calma, e sfrutta il tuo cronotipo, ad esempio. Sarà senza ombra di dubbio un modo per essere più produttivo e non sprecare tempo. A proposito di cronotipi, se non sai cosa sono o come conoscere il tuo ti suggerisco di leggere il seguente articolo: Cronotipo del sonno e gestione del tempo
- Spero che questo articolo sia stato utile e che le email siano per te uno strumento utile, ma che non ti facciano sprecare tempo.
- Buon vento!
