Ti aiuto a gestire il tempo per cambiare la tua vita, in un’ottica di work-life balance.

BLOG gestione del lavoro gestione del tempo

Come aumentare la produttività delegando compiti minori: l’arte della delega

Come aumentare la produttività delegando

Vuoi aumentare la produttività? Bene, allora non puoi non cedere all’arte della delega: Come aumentare la produttività delegando compiti minori. Esistono diversi modi, strumenti, tecniche e strategie, ne scrivo spesso e la delega è uno di quelli. Spesso sottovalutata (“meglio di me non può farlo”) o sovrastimata (“quanti soldi ci vorranno? non me lo posso permettere”). Se la gestione del tempo è un elemento cruciale, la delega viene in soccorso sotto diversi profili più o meno impattanti.

Delegare è un mezzo, uno strumento come tanti altri, forse un po’ complesso, ma può essere approcciato in diversi modi. Delegare è un’arte e può essere la chiave per aumentare significativamente la tua produttività, gestire meglio il tuo tempo e valorizzarlo.
In questo articolo parleremo dell’importanza vitale della delega per aumentare la tua produttività, specialmente se sei una donna che bilancia impegni professionali e familiari. Esploreremo come identificare i compiti da delegare, scegliere la persona giusta, comunicare efficacemente, e i benefici che ne derivano per il tuo work-life balance e per una gestione del tempo più efficace che ti permetterà di focalizzarti su ciò che conta davvero nella tua vita.

Buona lettura!

Cos’è la delega e perché è importante

Delegare non significa semplicemente trasferire i tuoi compiti da te a qualcun’altro; delegare è un processo strategico opportuno per identificare quali compiti possono essere efficacemente assegnati ad altri, permettendoti di concentrarti su attività più importanti e produttive, da un lato, o rientranti nella tua area di genio e che ti energizzano, dall’altro.

Per approfondire ulteriormente alcuni aspetti della delega ti suggerisco di leggere altri articoli in cui ne parlo: Come ho imparato a delegare e Perché non riuscivo a delegare.

Come identificare i compiti da delegare

Ok! Bella la delega, però è complesso. Come si fa a delegare? E cosa?

Nei miei percorsi di gestione del tempo e del lavoro, suggerisco molto spesso di procedere a piccoli passi, iniziando a delegare i compiti minori, per poi, via via, espandere questo strumento. É importante cominciare con l’identificazione di tutti i compiti che possono essere delegati, facendo un elenco in stile “braindump”, per poi dare un ordine in base a variabili squisitamente soggettive, per esempio la priorità (attività che si possono delegare perché importanti ma non si hanno le competenze), oppure la logistica (attività che si possono delegare perché logisticamente si trovano distanti dal luogo in cui ci troviamo).

Spesso, si tratta di attività ripetitive, come l’organizzazione della posta elettronica, la gestione dell’agenda, o anche alcune faccende domestiche. Una domanda a cui puoi provare a rispondere è:

Questo compito richiede la mia competenza unica o può essere eseguito altrettanto bene da qualcun altro?

Come aumentare la produttività delegando: scegliere la persona giusta a cui delegare

Una volta identificati i compiti, è fondamentale trovare la persona giusta a cui delegarli. Scegliere la persona giusta per delegare è una fase cruciale nel processo di delega.

Scegliere una persona a cui delegare potrebbe significare assumere un assistente virtuale per gestire compiti amministrativi o digitali, coinvolgere un collega, o anche chiedere aiuto in famiglia. La chiave è assicurarsi che la persona scelta abbia le competenze e le risorse necessarie per svolgere il compito efficacemente.

Non meno importante è riuscire ad affrontare i blocchi mentali nel processo di delega.

Scegliere la persona giusta per delegare non solo riguarda le loro competenze tecniche, ma anche la tua capacità di superare alcuni blocchi mentali che si possono incontrare, soprattutto per chi è alle prime armi con l’utilizzo di tale strumento.

Una volta superati i blocchi mentali, la delega diventa uno strumento potente per ottimizzare il tuo tempo, aumentare la tua produttività e migliorare il tuo equilibrio tra lavoro e vita personale.

Vediamone alcuni blocchi mentali tipici del processo di delega.

Professional Organizer & Coach

Ciao, sono Gianna, Professional Organizer e Coach, esperta in gestione del tempo e del lavoro. Sono qui per supportarti in questo viaggio verso una gestione del tempo più efficace e motivante. Ti aiuto a gestire il tempo ed il lavoro per cambiare la tua vita, in un’ottica di work-life balance.

Se vuoi lavorare con me ti invito a contattarmi scrivendomi una mail a ciao@giannadigirolamo.it o a prenotare una call gratuita di 20 minuti qui.

Per sapere più nel dettaglio di cosa mi occupo vai alla mia pagina dei servizi.

Seguimi su Instagram e iscriviti alla mia newsletter, riceverai in regalo il pdf “6 passi verso una buona gestione del tempo”

I blocchi mentali nel processo della delega

Nel processo di delega possono entrare in gioco dei blocchi mentali che lo rallentano o addirittura ne evitano l’utilizzo. Ecco alcuni blocchi mentali:

  • Senso di colpa: spesso, soprattutto per le donne che gestiscono sia la carriera sia la famiglia, sorge un senso di colpa nel delegare compiti che ritengono di dover fare personalmente, vuoi per l’educazione ricevuta, vuoi per il messaggio che la società veicola. È importante riconoscere che delegare non è un segno di incapacità, ma una scelta strategica per una migliore gestione delle proprie energie e risorse.
  • Paura di perdere il controllo: la delega implica fidarsi di qualcun altro attribuendogli una parte delle tue responsabilità. Questo può creare ansia riguardo alla perdita di controllo sul risultato finale. Per superare questo blocco, è fondamentale una comunicazione chiara e la definizione di aspettative realistiche fin dall’inizio.
  • Difficoltà nel lasciar andare: se sei sempre stata abituata a fare tutto nei minimi dettagli, se hai sempre avuto il controllo su qualsiasi situazione, ciò a cui probabilmente sei portata a pensare è che nessuno possa fare un determinato compito così bene quanto te. Tuttavia, è pacifico che la perfezione non esiste e che lasciare andare alcuni compiti può portare a un guadagno maggiore in termini di tempo e di benessere personale. E poi ti svelo un segreto: potresti addirittura trovare qualcuno che svolga le attività meglio di te o in minor tempo.
  • Preoccupazione per la qualità del lavoro: il timore che il lavoro delegato non soddisfi gli standard desiderati è dietro l’angolo, ma per mitigare questo seleziona persone con competenze dimostrate e stabilisci un sistema di feedback per assicurarti che il lavoro sia svolto secondo le tue aspettative, sperimenta un periodo di prova.

Nel seguente articolo, esploro le ragioni e le soluzioni alla convinzione di non saper delegare. Scopri Perché non so delegare: cause e soluzioni.

Come aumentare la produttività delegando: comunicazione efficace

La comunicazione è vitale nel processo di delega. Alcuni elementi essenziali nella comunicazione sono la chiarezza, non dare nulla per scontato (almeno che il delegato non abbia la capacità di leggerti nel pensiero!) ed avere aspettative realistiche. Questo ridurrà la possibilità di errori e garantirà che il compito venga svolto secondo le tue aspettative.

Fidarsi ma verificare

Delegare non significa dimenticarsi del compito, almeno non all’inizio di questo prezioso processo. È importante controllare periodicamente per assicurarti che tutto proceda come previsto. Dare e chiedere feedback è molto importante perché consente di aggiustare il tiro in corsa ed evitare errori disastrosi quando ormai è troppo tardi.

I benefici della delega

I benefici della delega

Ma quali sono i benefici della delega? Ce ne sono diversi e sono anche molto soggettivi.

Ecco alcuni benefici della delega

  • Liberare ore preziose ogni settimana, permettendoti di concentrarti su compiti che richiedono la tua competenza unica;
  • Potenzia la tua produttività;
  • Riduce lo stress;
  • Migliora il tuo work-life balance, permettendoti di dedicare più tempo alla famiglia e alle tue passioni;
  • Crea dinamismo nelle relazioni di ruolo;
  • Scoperta, valorizzazione e sviluppo di nuove capacità nelle persone;
  • Motivazione delle persone;
  • Occasioni di apprendimento.

Come aumentare la produttività delegando: conclusioni

Imparare a delegare efficacemente è una competenza essenziale che può supporti nel lavoro, può liberare tanto spazio che potrai dedicare ad altro, soprattutto se si una donna impegnata, se gestisci un business e hai una vita familiare piena. Ti invito a esplorare questo aspetto della produttività e a riconoscere i benefici che lo strumento della delega può apportare alle tue giornate, anche in un’ottica di crescita professionale e per godere appieno della vita. Ricorda, delegare non è un segno di debolezza, ma di forza e intelligenza strategica. Inizia oggi a praticare l’arte della delega, a perfezionarla se già la pratichi. Ti auguro di aumentare la tua produttività che non significa fare più cose o tutte le cose, ma fare le cose giuste. Fammi sapere nei commenti che rapporto hai con la delega, come la vivi e se hai mai incontrato delle resistenze, ti leggo volentieri.

Buon vento!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Articoli consigliati