Ogni anno è la stessa storia, che sia settembre o gennaio, che si usi per lavoro o per la vita personale, o per entrambi, la domanda si ripete: quale agenda scelgo? Agenda cartacea o agenda digitale?
Ti svelo un segreto, la risposta corretta non esiste o, meglio, non per tutti è la stessa risposta. Per ciascuno, però, è importante scegliere facendo alcune valutazioni, rispondendo ad alcune domande al fine di avere maggiori consapevolezze. In questo articolo valuteremo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni per aiutarti a prendere la decisione migliore per te.
Buona lettura!
Il mondo va veloce, siamo tutti molto impegnati, tenere a mente tutto non è proprio il massimo e l’agenda sin dalla scuola è diventato un elemento essenziale per avere anche la più basilare della organizzazioni. Certamente l’agenda ci aiuta a mantenere la nostra vita organizzata, che sia per studio, per lavoro o per i nostri impegni personali. Ma spesso dobbiamo risolvere il dilemma: agenda cartacea o digitale?
I vantaggi dell’agenda digitale e svantaggi dell’agenda cartacea
- Portabilità: ti è mai capitato di ricevere una telefonata di lavoro e non essere in grado di prendere un appuntamento perché non hai l’agenda con te? Con l’agenda digitale potrebbe non succedere, a meno che tu vada in giro senza smartphone. Con un’agenda digitale avrai accesso ai tuoi appuntamenti, alle tue informazioni ovunque tu vada. Smartphone, tablet o computer sono ormai nostri fieri alleati. La portabilità è essenziale per le persone che cambiano spesso luogo, che stanno in giro per lavoro o, in generale, sono in movimento. Con l’agenda cartacea, soprattutto se grande, a volte gli spostamenti sono scomodi o pesanti.
- Facilità di aggiornamento: Ti è mai capitato di dovere spostare un appuntamento, modificare giorno e/o ora ed essere costretta/o a cancellare sull’agenda cartacea, a ri-scrivere sopra più e più volte? Se ti capita spesso usa le penne cancellabili oppure opta per un’agenda digitale. Potrai facilmente modificare, spostare o cancellare appuntamenti senza dar vita ai più impensabili e bruttarelli scarabocchi. Con l’utilizzo di un’agenda digitale le modifiche saranno sincronizzate automaticamente su tutti i tuoi dispositivi.
- Notifiche e promemoria: Ti è mai capitato di avere segnato un appuntamento in agenda e, per qualsiasi motivo, averlo dimenticato e/o non guardato l’agenda? Ancora una volta con l’agenda digitale, se avrai attivato le notifiche, questo non accadrà. Le agende digitali sono predisposte per impostare promemoria e notifiche per gli appuntamenti con tanto di sveglia, le agende cartacee no.
- Ricerca e archiviazione agevolate: Ti è mai capitato di volere risalire a tutti gli appuntamenti, passati o futuri, presi con uno specifico cliente? Con l’agenda digitale corredata di funzione di ricerca sarai sempre in grado di trovare rapidamente queste o altre informazioni specifiche. In più con l’archiviazione digitale non perderai mai alcun dato, né passato né futuro, a meno che tu non decida di cancellarlo. Con l’agenda cartacea questa non è un’attività semplice e può richiedere molto tempo.
Svantaggi dell’agenda digitale e vantaggi dell’agenda cartacea
- Distrazione: Ti è mai capitato di prendere lo smartphone per vedere l’ora o un appuntamento sull’agenda digitale e distrarti da notifiche o da altro? Uno degli svantaggi dell’agenda digitale è proprio quello di essere portati con facilità alla distrazione. L’agenda cartacea, sotto questo aspetto, consente una maggiore focalizzazione. In merito al topic “distrazione da smartphone” ti suggerisco la lettura del seguente articolo: “Come superare la dipendenza da smartphone”
- Dipendenza dalla tecnologia: Ti è mai capitato di dovere controllare i tuoi appuntamenti o altro e… batteria scarica! Magari sei pure fuori casa. La dipendenza dalla tecnologia può essere rischiosa. Con l’agenda cartacea questo problema non sussiste: l’agenda cartacea non si scarica.
- Mancanza di personalizzazione: le agende digitali, sebbene offrano diverse opzioni di personalizzazione, come tag, colori, fusi orari, ecc. possono non essere altrettanto flessibili e creative delle versioni cartacee.
Ciao, sono Gianna, sono Professional Organizer e Coach. Sono qui per supportarti in questo viaggio verso una gestione del tempo più efficace e produttiva.
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Quali domande porsi per la scelta dell’agenda cartacea o digitale
La scelta tra un’agenda cartacea e una digitale dipende dalle tue preferenze personali e dalle tue esigenze di gestione del tempo. Ecco alcune domande da considerare per aiutarti a prendere una decisione informata:
- Quanto ti piace scrivere a mano? Se ami la sensazione di scrivere su carta e trovi che ti aiuti a concentrarti meglio, potresti preferire un’agenda cartacea.
- Hai bisogno di accesso ovunque? Se viaggi spesso o lavori da remoto, un’agenda digitale con sincronizzazione cloud potrebbe essere la scelta migliore.
- Sei bravo con la tecnologia? Se ti senti a tuo agio nell’uso di dispositivi elettronici e hai familiarità con le app di gestione del tempo, un’agenda digitale potrebbe essere più adatta a te.
- Hai bisogno di funzionalità avanzate? Alcune agende digitali offrono funzionalità avanzate come la creazione di link per riunioni virtuali o la creazione di elenchi di cose da fare. Valuta se queste funzionalità sono importanti per te.
- Hai bisogno di condividere gli appuntamenti in agenda con colleghi, dipendenti o familiari? Se per lavoro, per esempio, hai necessità di condividere gli appuntamenti in agenda con colleghi, dipendenti o clienti la scelta dell’agenda digitale è molto più comoda.
- Quanto sei disposto a spendere? Le agende cartacee sono spesso più economiche (forse!) e non richiedono costi di abbonamento, mentre molte app di agenda digitale richiedono un abbonamento mensile o annuale. Valutare il rapporto costi-benefici di entrambe le opzioni può essere un elemento decisionale importante e consapevole, oltre che determinante.
Conclusione
La scelta dell’agenda è personale e risponde sia ai propri gusti e preferenze, ma anche a condizioni esogene (tipo di lavoro, necessità di condividere, ecc.) e dalle proprie esigenze. Entrambe le opzioni presentano dei vantaggi e degli svantaggi, quindi è importante valutare attentamente quale si adatta meglio al tuo stile di vita e alle tue abitudini.
Tu hai una preferenza tra agenda cartacea e digitale o rientri nella categoria di chi si pone la domanda se cambiare o no la tipologia di agenda? Fammelo sapere nei commenti, scrivimi se hai dei dubbi o semplicemente per condividere la tua preferenza.
L’agenda è uno strumento fondamentale nel trovare un sistema di organizzazione che ti aiuti a gestire il tuo tempo in modo efficace, a migliorare le abitudini, a raggiungere i tuoi obiettivi ed una vita più produttiva.
Buon vento!
