Quando il lavoro si fa duro i duri iniziano a… utilizzare tool per organizzare il lavoro sempre più sofisticati e complessi. Progetti complessi possono richiedere un’organizzazione del lavoro in più task in un arco temporale più o meno lungo, ma anche un team costituito da diverse expertise che vanno coordinate e che comunicano tra loro.
Sia che si lavori da soli o in team i tool per gestire ed organizzare il lavoro sono ormai uno strumento indispensabile per non sprecare tempo ed energie, per evitare errori, per essere più produttivi. Sono strumenti, vanno adattati alle situazioni specifiche ed utilizzati sapientemente.
In questo articolo verranno passati in rassegna 8 tool per organizzare il lavoro tra le mille mila alternative esistenti sul mercato. Tutti godono di versione free e a pagamento, tutti sono utilizzabili da qualsiasi strumento elettronico (pc, smartphone, tablet) e sono più o meno versatili in base alle esigenze.
Ecco 8 tool per organizzare il lavoro
1. Google Calendar
Dopo Gmail credo sia lo strumento numero uno per organizzare tutto. Chiamarlo calendario è riduttivo e non gli fa onore! Con Google Calendar si possono organizzare, creare e gestire eventi e appuntamenti, impostare promemoria, invitare altri utenti agli eventi e visualizzarne la disponibilità, condividere calendari e accedere al proprio calendario da più dispositivi .
E’ possibile integrare Google Calendar con altri servizi Google come Google Meet.
Il servizio fornisce anche funzionalità come la creazione automatica di eventi da Gmail, orari di riunione suggeriti in base alla disponibilità dei partecipanti e la possibilità di integrarsi con altri servizi Google come Google Meet e Google Tasks.
Google Calendar è altamente personalizzabile, infatti si possono scegliere diverse visualizzazioni del calendario, scegliere colori differenti in base agli eventi e creare più calendari per scopi diversi. Google Calendar può anche essere sincronizzato con altri servizi di calendario, come Microsoft Outlook o Apple Calendar, per garantire che tutti gli eventi siano aggiornati su tutti i dispositivi.
È disponibile gratuitamente per chiunque abbia un account Google ed è accessibile tramite un browser Web o tramite app mobili su dispositivi iOS e Android.
2. Evernote
Evernote è una popolare applicazione multipiattaforma per prendere appunti che consente agli utenti di creare, organizzare e sincronizzare le note su più dispositivi. Facilita moltissimo gli utenti nel tenere traccia delle proprie idee, elenchi di cose da fare e altre informazioni.
Con Evernote è possibile , dunque:
- Creare di note: Evernote consente agli utenti di creare note in vari formati (testo, immagini, note audio, video, disegni, liste di cose da fare ecc.).
- Organizzare le note in blocchi appunti, tag e pile. Questo semplifica enormemente la fase di ricerca e la categorizzazione delle informazioni.
- Ricerca delle note basata su parole chiave, tag e testo all’interno delle immagini.
- Collaborare: con Evernote è possibile gestire i dati e l’accesso del team; offre una gamma di strumenti di collaborazione, come la possibilità di condividere note e blocchi appunti con altri e la possibilità di lavorare sulle note insieme in tempo reale.
- Integrare: è possibile integrare Evernote con una serie di altre app e servizi, come Google Drive, Microsoft Teams e Slack.
Evernote è disponibile su una vasta gamma di piattaforme, tra cui Windows, macOS, iOS, Android e il Web ed esistono sia piani gratuiti che a pagamento; con i piani a pagamento è possibile usufruire di funzionalità aggiuntive come l’accesso offline, una maggiore capacità di archiviazione e più strumenti di collaborazione.
3. Dropbox
Sul sito di dropbox si legge: “con i prodotti per l’archiviazione cloud e la condivisione, le firme elettroniche, il monitoraggio dei documenti e il backup, Dropbox ti aiuta a rendere il tuo lavoro e la tua vita privata più semplici”.
Dropbox, infatti, offre diverse potenzialità per il lavoro, tra cui:
- Archiviazione dati: con l’archiviazione dei dati in cloud è possibile risparmiare spazio nel pc, fare un backup dei file, archiviare foto
- Sincronizzazione: sincronizzare i propri dati e cartelle del pc direttamente in cloud
- Collaborazione: Dropbox consente al team di lavoro di condividere e collaborare su documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri file in tempo reale. I membri del team possono visualizzare e modificare i file, commentare e condividere i documenti, semplificando la comunicazione e la condivisione di informazioni.
- Accesso remoto: grazie alla funzione di cloud storage, i documenti e i file di lavoro possono essere accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet. Ciò significa che i membri del team possono lavorare da remoto, accedere ai documenti in viaggio o collaborare con persone in altre parti del mondo.
- Sicurezza dei dati: Dropbox utilizza la crittografia per proteggere i dati e offre funzionalità di controllo degli accessi, consentendo ai team di proteggere le informazioni riservate.
- Automazione dei processi: Dropbox offre la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro attraverso l’integrazione con altre applicazioni. Ad esempio, è possibile automatizzare l’invio di documenti per la firma, il monitoraggio delle attività dei membri del team o l’invio di notifiche in caso di aggiornamenti sui documenti.
Anche di dropbox esiste la versione gratuita e quella a pagamento.
4. Trello
É un’applicazione di gestione delle attività e progetti basato sulla metodologia Kanban, che utilizza bacheche con schede per visualizzare e organizzare i compiti da svolgere, condividere informazioni e collaborare con il team. Trello può essere utilizzato da team di lavoro, organizzazioni, singoli utenti, studenti, insegnanti e professionisti per gestire progetti di vario tipo.
Trello può essere utilizzato per coordinare il lavoro di un team in remoto o in ufficio, gestire progetti personali, pianificare eventi, tenere traccia delle attività quotidiane e molto altro ancora.
E possibile integrare Trello con altri strumenti digitali come Google Drive, Slack, Dropbox, Asana, ecc.
5. Slack
Slack è una piattaforma di comunicazione e collaborazione che può essere molto utile nel lavoro, rendendo la comunicazione tra i membri del team più rapida ed efficiente; rappresenta la chat delle aziende. É possibile creare gruppi, condividere documenti, avviare discussioni in privato con colleghi.
Slack permette di inviare messaggi in tempo reale, dribblando la necessità di scrivere e-mail o di effettuare chiamate telefoniche.
L’organizzazione del lavoro non può che trarne beneficio, a patto che non se ne abusi, infatti l’occasione di distrarsi è sempre dietro l’angolo e a proposito di distrazione per un approfondimento si consiglia di leggere l’articolo in merito Come combattere la distrazione per valorizzare il nostro tempo.
Con Slack la comunicazione tra le parti può essere gestita in maniera più efficace organizzandola per canali tematici: questo consente ai membri del team di discutere di un progetto specifico o di un argomento in particolare. In questo modo, è possibile tenere le conversazioni relative a un determinato progetto o a una determinata area di lavoro separate da quelle relative ad altri progetti o aree.
Con Slack è possibile la collaborazione su progetti comuni tramite la condivisione di file e documenti.
Inoltre, è possibile integrare Slack con altre applicazioni utilizzate dal team, come Trello o Google Drive, per rendere la collaborazione ancora più efficace.
Questo tool agevola la comunicazione, altresì, quando si cerca di comprendere lo stato di avanzamento di un progetto o di capire come sono state prese determinate decisioni, in quanto le conversazioni vengono registrate e mantenute, consentendo ai membri del team di tornare indietro e di consultare i messaggi precedenti.
6. Clickup
Uno tra i più noti programmi di gestione dei progetti che implementa continuamente nuove funzionalità, questo lo rende ad altissimo potenziale, ma bisogna saperlo usare e, soprattutto, avere ben chiari gli obiettivi di lavoro. Consente di creare degli specifici spazi organizzati in progetti e singole attività.
ClickUp è uno strumento che supporta le persone e le aziende nella gestione di progetti, task, deadline e collaborazioni in modo efficiente. É possibile, ad esempio, sfruttare Clickup per:
- creare e assegnare attività
- definire priorità e scadenze
- monitorare lo stato di avanzamento del lavoro
- comunicare con i membri del team
- gestire documenti e file
- creare diagrammi di Gantt
Inoltre, ClickUp ha un’interfaccia intuitiva e personalizzabile, che consente di organizzare il lavoro in base alle esigenze e alle preferenze del team.
7. Notion
Vien da sè dire che con Notion si possa fare tutto! Ma potrebbe volerci tempo per apprezzarlo e capire quali delle potenzialità sono giuste per noi. Notion è un’applicazione di gestione delle informazioni tutto in uno che consente di creare note, database, elenchi di attività, calendari, diagrammi e altro ancora. Gode di un’interfaccia intuitiva e flessibile per l’organizzazione del lavoro e della vita privata.
Notion si basa sulla creazione di pagine e sottopagine, ciascuna con la propria raccolta di blocchi di contenuti che possono includere testo, immagini, file, elenchi di attività, tabelle, diagrammi, video, collegamenti e moltissimo altro.
Questo tool si presta ad essere utile a molte persone, tra cui studenti, professionisti, creativi, imprenditori e nerd.
Notion può essere utilizzato come strumento di apprendimento per la memorizzazione di informazioni (ottimo per lo studio), come strumento di collaborazione per la gestione di progetti di lavoro, come strumento di produttività personale per organizzare le attività quotidiane, e come strumento creativo per la creazione di idee e progetti.
8. Google Workspace
Google Workspace rappresenta un grande contenitore di strumenti utilissimi cloud-based per la gestione del lavoro, dei progetti, nello studio, per le proprie passioni; tutti strumenti utili per la produttività e la collaborazione in tempo reale, sia per le aziende che per i privati.
Un esempio di strumenti contenuti in Google Workspace sono:
- Gmail: il client di posta elettronica di Google
- Google Drive: un sistema di archiviazione cloud
- Google Docs: elaboratore di testi on line
- Google Sheets e Google Slides: applicazioni per la creazione e la modifica di documenti, fogli di calcolo e presentazioni
- Google Meet: piattaforma di videoconferenza
- Google Calendar: già visto in questo articolo, il calendario per la gestione degli appuntamenti e delle riunioni
- Google Forms: una applicazione per la creazione di sondaggi e questionari
e tante altre ancora.
In generale, l’utilizzo di Google Workspace consente di collaborare e lavorare in modo più efficiente, grazie alla possibilità di condividere documenti e file in tempo reale, di gestire la posta elettronica e di organizzare gli appuntamenti in modo sincronizzato, tra molte altre funzionalità. Inoltre, le applicazioni di Google Workspace sono disponibili su qualsiasi dispositivo connesso a Internet, il che consente di accedere ai propri documenti e al proprio lavoro ovunque ci si trovi.
In conclusione, quelli descritti in questo articolo sono solo 8 tool per organizzare il lavoro, ne esistono tantissimi altri, ma spesso individuare quello giusto può diventare complicato. A tal fine il ruolo del Professional Organizer è quello di aiutare il cliente nella migliore scelta in base alle esigenze, personali e lavorative, ma anche in base alla possibilità di personalizzazione degli strumenti stessi. Se ne senti la necessità puoi contattarmi per fissare una call conoscitiva gratuita e senza impegno per valutare se e come posso aiutarti. Puoi scrivermi una mail a ciao@giannadigirolamo.it oppure tramite la pagina contatti del mio sito.
Questo articolo non vuole essere esaustivo, non potrebbe sia per gli strumenti descritti (ne esistono tantissimi altri, questa è una selezione), sia perché ciascuno strumento descritto ha una varietà talmente alta di personalizzazione che va affrontata di volta in volta in base alle esigenze del singolo caso.
Grazie!
